『GroupSession』を導入しました！導入のメリット・デメリットをご紹介

スタッフブログ

2023.09.27

皆様こんにちは！
広報担当の鎌倉です。

突然ですが皆様、社内グループウェアは何を使っていますか？
アイクラフトでは、この9月から『GroupSession』を導入しました！

この記事では、GroupSessionとは何なのか？というご紹介から、導入のメリット・デメリットにも触れていきます。
是非、最後までご覧いただけると幸いです！

GroupSessionとは

GroupSessionとは、「スケジュール管理」「施設予約」「掲示板」など、組織内のコミュニケーションを円滑化するために必要な機能を持っているグループウェアの１つです。

有名なグループウェアといえば、サイボウズやMicrosoft365、GoogleWorkspaceなどが挙げられますが、GroupSessionの特徴はオープンソースソフトウェアであり、無料で使用することができる点です。
さらに、ユーザー数は無制限のため、社員が増えても安心です。
※オープンソースソフトウェアとは、ソースコードが公開されており、商用・非商用を問わず自由に修正・頒布できるソフトウェアのこと。

基本的に無料版で十分な機能が備わっていますが、クラウド型のサービスや大規模企業用のプランも別途用意されています。
この記事では、主に無料版について取り上げていきます。
その他プランに興味のある方は、以下リンクよりGroupSession HPをご確認ください。

GroupSessionタイプ別特徴比較表

GroupSessionの機能

ここからは、GroupSessionの機能について詳しくご紹介していきます。

メイン・ポータル
メインとなる画面です。
掲示板の更新など、各通知が確認できます。

スケジュール
自分と他の社員の予定を管理、共有できます。（日間、週間、月間）

施設予約
会議室の利用や、社用車などの予約、使用状況の確認ができます。

WEBメール
メーラーとして利用できます。
プロジェクト
期日、進捗、予算などをプロジェクトごとに管理できます。
稟議
用途に合った申請フォームを作成し、スムーズに稟議を通すことができます。
掲示板
トピックごとに掲示板を作成・運営を行うことができます。
社内全体はもちろん、特定の組織内で情報共有を行うことができます。
タイムカード
勤怠の打刻管理を行うことができます。
打刻データのCSV出力も可能です。

これらは全て無料版の機能ですが、かなり充実していますよね。
実際に導入してみると、
「スケジュール」ボタンを１クリックすると自分と同じ組織にいる社員の週間スケジュールが表示される点がかなり便利だと感じました。

アイクラフトでは、現在自社で開発を行った勤怠管理システムを使用しているため、
GroupSessionのタイムカード機能は使用していないのですが、今後はGroupSessionへの移行も検討しています。

GroupSession導入のメリット・デメリット

ここまでGroupSessionの機能や特徴をご紹介してきましたが、実際に導入するメリットやデメリットについて解説していきます。

メリット

無料版の機能が豊富
先述にてご紹介した通り、グループウェアに必要とされる機能が無料版でも網羅されています。
導入事例が豊富
GroupSessionは導入事例が豊富です。民間企業はもちろん、自治体や病院、大学など多くの組織で導入事例があるようです。
以下リンクより、導入事例をご覧ください。

GroupSession導入事例はこちらから！

拡張性がある
GroupSessionはオープンソースソフトウェアのため、自社にとって使いやすいようにカスタマイズすることができます。
上記導入事例ページにカスタマイズ事例も掲載されています。

デメリット

導入作業・サーバー運用を自社で行う必要がある
GroupSession無料版は、自社でサーバーを調達する必要があります。
また、サーバーへのインストール作業も自社で行う必要があるため、ある程度ITの知識がなければ、導入が大変になってしまう可能性があります。
サポートが充実していない
セットアップ作業がうまくいかない時や、運用についての質問はオプションの有償サポートになります。