リモート会議システムの導入で会議参加者の移動負担を軽減!

東京支店の高谷です。
みなさま、web会議や電話会議等の「リモート会議システム」をご利用になったことはありますか?
最近は利用する企業もかなり増えたかと思います。
今までは直接会って、会議や打ち合わせをすることが当たり前でしたが、移動せずに会議や商談、面接をする機会も増えていますね。

アイクラフトでは、リモート会議システムの導入も取り扱っています。

目次
◆ 依頼経緯/背景
◆ 設置環境
◆ 導入内容
◆ 担当者より一言

◆ 依頼経緯/背景

今回のお客様は、とある業界組合様です。
神戸と東京に大きな拠点を構えていましたが、組合の役員は日本全国にいらっしゃるため、会議を行うには定期的に神戸や東京に集う必要がありました。

これでは役員全員の移動時間や出張費の負担も大きいため、各々の負担を減らして会議が開催できないかとお悩みでした。
ご相談を受けた際に、アイクラフトが本社・支店間で利用しているリモート会議システムでの会議の様子をご覧になり、ご依頼いただきました。

(アイクラフトでのリモート会議の様子です)

◆ 設置環境

【拠点1(神戸)】
人数 最大20人程度
使用機器
・ディスプレイ+可動式ラック
・マイクスピーカーシステム+拡張マイク
・Webカメラ
・小型PC
【拠点2(東京)】
人数 最大10名程度
使用機器
・ディスプレイ+可動式ラック
・マイクスピーカーシステム
・Webカメラ
・小型PC

◆ 導入内容

今回はメイン拠点となる神戸と東京の組合事務局に下記、設備を導入しました。

・小型PCの初期設定
最新の更新プログラムの適用や不要なアプリケーションの削除を行うことで、
スムーズに会議システムを使用できる環境のセットアップを行いました。

・小型PC、ディスプレイ、可動式ラックの組立て・設置
可動式ラックの組立てからディスプレイの設置までを行います。
今回の小型PCはディスプレイ裏に取り付けをしています。
人手と労力が必要な子の作業ですが、こちらもアイクラフトのスタッフがセッティングしました。

(設置作業の様子)

・会議用マイクスピーカー、webカメラの接続
Webカメラやマイクスピーカーは、物があっても動作しなければ意味がありません。
小型PCに接続し、リモート会議システム上で正常にデバイスが認識されているかどうかや
Webカメラ位置の調整、エコーテストによるマイクスピーカーの動作確認を行います。
 

・アカウント作成
使用するアカウントが必要になります。
アカウント作成から設定までお客様のご希望に応じてサポートしました。

・ビデオ通話の疎通確認
拠点1と拠点2で作業を行っているスタッフ同士で連携を取り、2拠点間でのビデオ通話を行いました。
実際の環境での通話の様子をお客様にご確認いただくことで、「こうしてほしい」の声を直接お聞きし、希望に沿った環境の構築を行いました。

・利用方法の説明
通話の疎通確認をもとに、基本的な利用方法の説明を致しました。
※他社様で今回と同様のリモート会議システムの機器導入時、SkypeやZoom、Microsoft Teams等の各種リモート会議システムの利用方法を尋ねられた際には、お客様に御理解いただけるようそれぞれのシステム利用方法について説明を致しました。

また、今後利用する中でトラブルやお困りごとがあれば、サポートする体制を整えています。
→詳しくはiSTAFFページ
今回のサービス名称: iSTAFF

◆ 担当者より一言

リモート会議システムの導入によって、1カ所に参加者が集合することがないまま、問題なく会議を行うことができるようになりました。これに加え、移動時間や移動費のコストカットも実現しました。
今回の導入目的は、定期的な会議の際に利用することが目的でしたが
このほかにもテレワーク導入のサポートをアイクラフトでは行っています。
本格的にテレワークを導入したい、テレワークについて詳しく知りたいという方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
 (東京担当者)
 (神戸担当者)

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