アイクラフト株式会社 - 製品・サービス アイクラフト株式会社 事例12

システム開発

矢印 事例12 〜予実管理システム〜

マンション・戸建事業会社に行った事例
予実管理の入力作業をWeb化し、Excelに出力する仕組みを開発しました。
従来Excelだけで行っていた予実管理業務を、柔軟性を損なうことなく、作業効率を大幅に改善しました。


導入背景

事業収支の見通し計画と実績を管理(予実管理)するために、複数のExcelフォームに対して毎月データ入力を行い、
別の集計用のExcelファイルからリンク機能の手作業による修正により集計していた。
Excelを利用した管理は作業負荷・機能の面で不満を抱いており、作業効率の向上及び拡張性の高いシステム構築を検討していた。


導入内容

●旧予実管理Excelの仕組み
旧予実管理Excelでは、最低限必要なデータ入力に加えて、5種類の集計のために、
複数のExcelフォームへの入力、各集計用のExcelのファイルリンクの修正作業に時間を要していた。
また、入力作業漏れ、入力ミスが頻繁に起こっていた。


エクセル仕組み
アイクラフトでは入力作業をWeb化し作業負荷を大幅に削減し、
また拡張性の高いデータベース構造とするシステム構築を提案し受注することになった。


●新予実管理Webシステムの仕組み
新予実管理Webシステムでは、入力は1つのWeb画面に統一し、
入力データは抽出が容易となるように設計したデータベースに保持することで、集計は関連付けられたデータベースから抽出可能とした。
集計データ出力のためのファイルリンクの修正作業は不要となった。
また集計後に自由に加工できるように、Excel形式での出力とした。

Web提案図
システム構築にあたっては、旧予実管理Excel50シートを分析し、Excel内の計算、シート間・ファイル間のリンクを洗い出し、
Excelで実現している機能全てを分析し、最適なシステム化の要件をまとめ、シンプルで分かりやすいWeb UIからの入力に統一した。
入力されたデータはデータベースに保持し、集計はデータベースから各Templateを使用してExcelに出力する仕組みとした。


●予実データ作成状況を一目で確認
旧予実管理Excelでは、毎月フォルダを作成し、約50シートを過去ファイルからコピー作成する作業があり、
ファイルの作成状況を確認するために多数のフォルダを開かなければならなかった。
新Webシステムでは検索機能により入力状況を一目で確認可能な画面を作成し、入力漏れを防ぐことができるようにした。

入力状況

●予実データ入力の統一
新WebシステムではなるべくExcelの入力方法と変わらないデザインとし違和感なく入力作業が行える画面レイアウトとし、
スムーズなシステム移行を可能とした。
また入力チェック機能、編集ロック機能によりデータの信頼性及び操作性を向上させている。

入力フォーム

●集計作業の効率化
旧予実管理Excelでは、毎月入力ファイルを作成する度にファイルパスが変更となり、
集計用のファイル内でリンクしている多数の箇所を手作業で変更しなければならず、この作業に数時間かかっていた。
新Webシステムでは入力データはデータベースに一元管理し、
集計画面からボタン1つで必要な集計ファイルがExcel形式で出力可能とした。


集計


導入効果

(1)作業効率の大幅アップ
Web入出力画面とデータベースのシステム構築により、Excelで対応していた予実管理の作業負荷が大幅に削減される。
また入力漏れの確認を容易にするWeb入力状況画面により入力を促すことで、より正確な集計を行うことができる。


(2)データベースのツリー構造設計による拡張開発の簡易化
通常データベース設計は正規化がセオリであるが、本システムではあえて1つのテーブル内に親子関係のデータとして保持する設計としている。
マスタ管理すべき全ての項目を1つのテーブルに集約し、ツリー(親子関係)構造のデータとして保持することで、
将来の管理項目の追加要求にテーブルを追加することなく改修可能となり、二次開発以降の開発コストを抑えることができる。
また本設計は汎用的な考えで設計されており他のシステムにも流用が可能である。
アイクラフトでは同様の設計で別システム(某大学 Webシステム)を構築した。

【ツリー構造を利用したデータベース構造の仕組み】
 下図はデータ構造のサンプルである。
 項目ID:ユニーク番号
 項目分類:マスタ管理項目の項目ID
 親ID:親子関係の親の項目ID
 項目名:項目名
 削除フラグ:管理上不要となった場合に使用
 例えば、user_id:10000の権限とユーザ名を参照する場合を例にする。
 1.項目名:10000は、項目ID:10、項目分類:5、親ID:3である
 2.親ID:3 = 項目ID:3は“administrator(管理者)”であることが分かる
 3.項目ID:10 = 親ID:10かつuser_nameの項目ID:6 = 項目分類:6は“東京太郎“であることが分かる
 このように、レコードとして分類と親子関係を持たせることで、マスタ項目を管理することができる。

ツリー構造


(3)Excelとの連携
集計用の出力はExcelをTemplateとして利用し、必要なデータをデータベースから出力する。
合計や参照等のExcelが持つ機能はそのまま利用し、可変の項目やセルの結合等データに依存した出力はプログラムにより対応することで、
開発工数を上げずに様々な要求を満たすことができる。



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