【自分専用自動化ツール！ルーチンワークフローの効率化】RPAと自動バッチ処理による業務効率の向上について

サービス紹介

2023.05.24

こんな方におすすめの内容です

定型業務に多くの時間がかかる
パソコンセットアップを自動化したい

顧客サービス部所属の肥田です。
データ入力業務や、顧客サービス業務、品質管理業務などの日常業務の中で、反復的な作業は多くの場合、業務の作業効率を下げています。
特定の業界や職務ではある程度の反復作業が必要な場合がありますが、タスクを自動化し、仕事の満足度を高めることもできます。

今回は、ロボットプロセスオートメーション (RPA) と自動バッチ処理について紹介しながら、日常業務の効率化の可能性を紹介します。

RPAとは

ロボティック・プロセス・オートメーション (RPA) は、コンピューター上で反復的なタスクを実行できる仮想アシスタントのようなものです。
RPAは異なるソフトウェアアプリケーション間でのデータのコピーアンドペースト、フォームへの入力、電子メールやドキュメントからの情報の抽出など、手動で行うさまざまな作業を、RPAソフトウェアロボットが高速かつ高精度に実行してくれます。

自動バッチ処理とは

一方、自動バッチ処理は、作業や処理をグループ化して処理することができます。
たとえば、Windowsコンピューター上にある複数の画像ファイルのサイズを低い解像度に変更し、名前を変更して、別のフォルダーに移動する。
といった作業を行う場合、Windows PowerShellというユーティリティを起動し、スクリプトを作成して実行することができます。
この処理は処理が必要なファイルが数百、数千であっても同様に処理が行えるため、単純な作業を大量に行うことができます。

RPAと自動バッチ処理の違い

RPAと自動バッチ処理は両方とも日常業務の効率化を目的としていますが、そのアプローチと機能が異なります。

範囲と柔軟性

RPAは、さまざまなアプリケーションやシステムに渡ってさまざまなタスクを処理できる多用途のテクノロジーです。
複数のソフトウェアを同時に操作し、事前に定義されたルールに基づいて動作決定を行うことができます。

一方、自動バッチ処理は、処理効率を高めるために類似のタスクをグループ化することに主に焦点を当てており、定型化された作業と入力を伴うタスクにより適しています。
それぞれに行いたい作業を組み立て、独自のソフトウェアのように使用することができます。

人間の関与

RPAは、プロセスを自動化することで人間の介入を排除することを目的としています。
ボットはデータを抽出し、計算を実行します。

対照的に、自動バッチ処理では、発生する可能性のある例外やエラーの処理に関して、ある程度の人間の関与が必要です。

RPAと自動バッチ処理導入に伴うメリット

効率の向上

手作業の労力が大幅に軽減され、生産性の向上と処理時間の短縮につながります。

人的エラーの削減

定時されたプロセスをトレースすることで、リスクを最小限に抑えられます。

人的リソースの最適化

ルーチンワークを自動化することで、従業員はクリエイティブな作業に集中できるようになります。

デメリット

実際に効率的な処理を行えるRPAや自動化バッチができるまでには時間が必要。

実際の業務事例紹介

顧客サービス部が提供しております「iSTAFFサービス」では定額保守作業の中で、お客様先で新しく導入されたパソコンのセットアップに自動化バッチ処理を行っています。
処理内容は大きく別けて以下のようになります。

OS設定
ソフトウェアのインストール・設定
セットアップの確認
ログの収集

設定内容が多岐にわたるため、手作業で行う場合、セットアップに1台4～5時間程必要となります。
しかし、自動化バッチ処理を行うことで、1台当たりの作業時間は2.5時間程に短縮され、さらにパソコンの前で作業を行う必要がある時間は実質1時間程度に抑えられました。
時間短縮によってお客様先で他の依頼に時間を割くことができるようになりました。
セットアップのほか、パソコントラブルがあった際に設定変更を行う自動化バッチも複数使用しています。

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