チャットボット導入サポートおよびRPAを使用して報告書を自動作成した事例をご紹介！

こんにちは。広報担当の中村です。
今回は、特定非営利活動法人コミュニティ事業支援ネット こみサポ様（以下、こみサポ様）のチャットボット導入サポートおよびRPAを使用して報告書を自動作成した事例をご紹介したいと思います。

こみサポ

こみサポ様は、地域コミュニティの困りごとをビジネスの手法で解決できないかと考え、2007年に設立されたNPO法人です。「人・もの・情報」等を地域資源として、企業、大学、行政、NPO、市民といった多種多様なセクターの協働による地域づくりを支援し、コミュニティ活性化の循環を生み出されています。兵庫県、特に阪神地域の活性化に貢献されています。

チャットボットを使ったお悩み相談を開始したい

チャットボットを使ったお悩み相談を開始することになったこみサポ様。
しかし、どのツールが良いのか、使用感はどんな感じなのかがわからない…
こみサポ様のスタッフの中にIT担当の方もいらっしゃるのですが、その他業務で忙しいことに加え、ITの専門家ではないため、どうやってチャットボット導入を進めていけば良いのか困っておられました。
そこで、以前から付き合いのあったアイクラフトが相談を受け、お手伝いさせて頂くことに！

チャットボット導入サポート

まずはツールの選定から。
いくつかの候補をご案内し、最適なツールを一緒に決めました。
そして、選定したツールをアイクラフトがまず使用してみて、使用イメージが湧きやすいようにサンプルを作成。
サンプルから使用フローを考えていくうちに、報告書作成のためのチャット履歴取得方法とチャットボットの機能について使いづらい点が見えてきました。

PythonとVBScriptを使ったRPAで報告書を自動化

当初、こみサポ様はチャット履歴をもとにして悩み相談の内容をExcelシートに転記するつもりでした。しかし、チャット履歴が多くなればなるほど、この運用方法では時間がかかってしまいます。また、転記する人のミスをゼロにすることも難しいでしょう。
そこでアイクラフトが、報告書作成を自動化する機能を開発することになりました。

報告書作成についてのこみサポ様からの依頼は以下の通り。

• チャットボット履歴から報告書を作成したい
• チャット履歴を取得したら相談者側の履歴を削除してほしい
• 相談件数を自動でカウントしてほしい

これらのご要望を、パソコン上の決まった作業を人に代わって行うRPA（ロボティックプロセスオートメーション）で解決することになりました。
既存のRPAツールでも実現できるのですが、数十万円のライセンス料がかかることがほとんど。やりたいことがシンプルなのでツール導入費用や設定の手間と見合わないと判断しました。
そこで、PythonのPyAutoGUI、VBScriptそしてChromeの拡張機能を使用して報告書のRPAを実現。
アイクラフトでは無駄なコストを削り、なるべく低コストでの開発を心がけております！

相談員が使いやすいようにチャットボットの機能を制限

さらに、チャットボットの使用しない機能は押し間違いによるエラー等を防ぐために、使用できないようにしてほしいとのご要望があり、機能制限を実装しました。

どなたでも操作できるようマニュアルを作成し、アフターサポートも行うことになりました。

導入後の効果

「チャットボットによる相談が順調に増えているなか、報告書作成に時間を取られずに済んでいるのでスムーズに業務を行えるようになりました！」
「その後の疑問にも迅速に対応してくれ、ありがたい！この先もよろしくお願いします。」との嬉しい声をこみサポ様から頂きました。

世の中には便利なツールがたくさん出ていますが、
自分たちだけで自社にあったツールや運用方法を決めていくのは難しいものです。
そんなときはツール導入経験が豊富なアイクラフトにお任せください！
お客様の課題を丁寧にヒアリングし、導入から運用までサポートいたします！

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