【iSTAFF事例】退職した社員のメールアドレスの転送設定を実施【GoogleWorkspace】

こんにちは！

アイクラフト株式会社の杉井です。

今回は「退職した社員のメールアドレスの転送設定」を行った事例を紹介します。

会社で退職者が出た場合、業務の引継ぎが必要になりますよね。

これは、単に業務の引継ぎだけではなく、システムに関する情報の引継ぎも含まれます。

その中でも特に重要なのがメールアドレスの取り扱いです。

退職する方が関与していた全てのメールの管理と、今後のアドレスの活用については注意が必要です。

本記事では、メールアドレスの転送設定を行った事例と共に、Google Workspaceにおいての転送設定の方法を解説します。

アイクラフトではiSTAFFという情シス業務のアウトソーシングサービスを展開しています。

ITに関して不具合やお困りごとに対し、専門の技術者が実際に現場に駆けつけ、事象を解決するサービスを行っています。

もしIT周辺の悩みがあれば、お気軽にお問い合わせください。

iSTAFFのサービス概要はこちら

お問い合わせはこちら

抱えている課題と背景

今回は、既にiSTAFFをご利用頂いてる企業より、「従業員が退職したため、メールアドレスの転送設定をしてほしい」という依頼がありました。

使用していたのが、Google Workspaceでしたので、アドレスマップを使用してメールを転送するための設定を行いました。

アドレスマップとは、Google Workspaceの管理者アカウント用を対象にしたサービスで、Google管理コンソール内で設定することで、組織内の特定のユーザーにメールを転送することができるようになります。

Googleの公式ヘルプページはこちら

次の章では、実際に対応したメール転送の流れを紹介します。

Google Workspaceでメールを転送する設定方法

実際に行った、メール転送の設定手順を紹介します。

管理コンソールにログインする

まずは、管理者用のコンソールにログインします。

管理者アカウントをお持ちの場合はこちらからログイン可能です。

メールの設定をひらく

続いて、以下の順番でメールの設定画面を開きます。

1. アプリ
2. Google Workspace
3. Gmail

ルーティングをひらく

Gmailの設定画面の「ルーティング」を開きます。

アドレスマップをひらく

ルーティングの中にある、「受信者アドレスマップを使用したメール転送」の「設定」を開きます。

アドレスの転送設定を行う

「設定の追加」画面より、以下の手順で入力を行います。

1. 対象となるメールを選択する
2. 元の宛先にもルーティング(配送)するかを選択する
3. マッピング先(転送先)のアドレスを設定する
   A「退職した従業員のメールアドレス」
   B「転送先にしたいメールアドレス」

上記をそれぞれ設定します。

入力が完了したら「保存」をクリックします。

実際に転送されているか確認する

設定が完了したら、念のため、転送先にメールアドレスが送られてくるかどうかをテストしましょう。

こちらで問題がなければ無事、転送の設定は完了です。

退職したスタッフのメールアドレスを放置するとどうなる？

今回は、企業からの依頼があり、退職した方のメール転送の設定を行いましたが、もし設定しない場合、どのようなリスクがあるのでしょうか？

以下、退職した従業員のメール転送をしなかった場合の注意点を紹介します。

届いているメールを見逃すリスクがある

リスクの1つとして、退職した従業員宛に届いているメールを見逃してしまい、お客様に迷惑をかけてしまうリスクが考えられます。

退職した従業員の抱えていた業務や、ポジションによっては、重要なメールが届くケースも考えられますので、思わぬリスクとなってしまうことがあります。

また、新規の売上に繋がる大切なメールを見逃してしまえば、ビジネス上のチャンスを逃すことも考えられますね。

上記のリスクを考えると、退職した方のメールアドレスを削除するのではなく、しばらくは転送する設定をしておく方が無難だと考えられます。

退職したスタッフが社内メールを見れてしまう

メールのサービスによりますが、基本的に、ユーザ名、パスワードが分かっていれば、退職した方でもログインし、メールを見ることができてしまいます。

実際に見なかったとしても、会社内部でのやり取りやお客様とのメールが、会社を辞めた方が見れる状況は大きな問題となります。

まとめ

今回は、退職した方のメールの転送設定を行った事例を紹介してきました。

設定自体は、特に難しいことではありませんが、怠ると思わぬリスクを背負うこともあります。

忘れないよう、従業員が退職した際に行うタスクとしてガイドラインなどを整えておきましょう。

アイクラフトでは、IT関連のお悩みや、トラブルに対して、専門スタッフが現場に伺い対応するフィールドサービスを展開しております。

いざという時の備えや、情シス担当者の人手不足を補う形でも喜ばれているサービスです。

IT関連でお困りの際は、以下のお問い合わせフォームよりご相談ください。