【電子認証】脱ハンコ文化！電子署名で業務効率化

iSTAFF第２グループ所属の肥田です。

新型コロナウイルス感染症の流行に伴って、テレワークで業務を行う機会が増えています。テレワークは企業にとって生産性の向上やコスト削減が望める勤労形態ですが、これまでオフィスに出社し行ってきた業務フローとは異なる部分が多くあります。中でも印鑑業務は、これまで紙ベースで対面業務だった多くの企業にとってのボトルネックです。
今回はテレワークに欠かせない電子署名についてご紹介します。

こんな方におすすめのサービスです

• 電子署名を導入したい
• 電子署名のメリットが知りたい
• 電子署名の仕組みについて知りたい
• 業務効率化を図りたい

電子署名とは

電子文章が作成者本人によって作られ、改変されていない事を証明するため電子的に行う署名のこと。紙ベースの書面でいう署名や印鑑による押印と同じ役割を持ちます。

電子署名導入で何が変わる？

電子署名導入によって何が変わるのか、メリットと導入に際しての注意点です。

メリット

1.　セキュリティ
作成者の証明と文章が改ざんされていないことを確認できるので、書類の原本性を確認できる。

2.　業務効率化
契約書等を郵送する必要がない。書面の修正もデータ上で可能なため、時間が短縮できる。

3.　コストカット
契約書面の場合、収入印紙が不要。またデータでやり取りできるので、書面郵送代が不要。紙の印刷にかかる諸経費を抑えられる。

導入に際しての注意点

1.　導入・運用面
社内業務フローの見直しが必要。運用管理やシステム関連の調整が必要。観衆の変化に対する心理的な抵抗感。

2.　セキュリティ面
電子文章に対してのデータ改ざんやサイバー攻撃のリスクがある。電子文章を管理しているサーバに対してのセキュリティ対策が必要。

3.　リテラシー面
電子契約の場合、取引先の導入が必須。

電子署名の仕組みとフロー

電子署名は「ハッシュ技術」と「公開鍵暗号技術」、「タイムスタンプ」や「電子証明書」を組み合わせてデジタル署名を行う仕組みです。

電子文書が作成者によって作成され、受取人によって検証されるまでは次のようなフローになります。

実際の業務事例紹介

現在、iSTAFF定額保守サービスをご契約のお客様での導入事例をご紹介します。
電子署名の作成・検証をスムーズに、信頼性の高いソフトウェアで行うため、国際標準規格ISO32000-1に完全準拠しているAdobe Acrobat DCを導入しています。

主に以下の業務でご利用されています。
・契約書
・公開する情報への電子署名

実際の電子署名追加方法

1.　システムからActive Directory上のユーザに対して、証明書を発行します
2.　Acrobatにて署名します

3.　署名をクリックすることで、正当な署名であることを確認できます

まとめ

今回は電子署名についてご紹介しました。ここ数年は従来のオフィスワークだけでなく、テレワークなどの働き方の変化が求められています。
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