【iSTAFF事例】社外への複数の一斉送信メールのリスクを配布リストを活用して解決！

こんにちは！アイクラフト株式会社の須藤です。

今回は、iSTAFFのサービスをご利用いただいている企業様から「取引先へ個別で送っていたメールを一斉送信できるようにしたい」という依頼を受け、「配布リスト」を活用してその課題を解決した事例をご紹介いたします。

「iSTAFF」は、ITの課題やお困りごとに対して、専門の技術者が直接訪問し解決するITアウトソーシングサービスです。

情報共有の方法やツール選びに悩んでいる方、またはITに関するその他のお困りごとがあれば、お気軽にアイクラフトまでお問い合わせください。

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依頼の背景

今回ご依頼いただいたのは、iSTAFFを長期でご利用いただいている某小売業様です。

同社では、全国の店舗に数十名規模の契約販売員を配置しており、これまで新製品の案内や報酬関連の情報などを、本社からの郵送で伝えていました。

他にも業務委託者や、関連企業も含めると100件以上の取引先が存在します。

メール連絡においても個別で送信しており、非常に手間がかかっていました。

より効率的なコミュニケーション方法はないかと社内で模索している状況でした。

これらのメールでの連絡方法を一斉送信で対応していきたいのですが、いくつかの課題が存在します。

• スタッフの入れ替わりがあるので運用面で不安がある
• 一斉送信の場合、社外の人どうしで連絡先が見えてしまうリスクがある

上記の課題を解決するため、iSTAFFのサービスを通して今回依頼がありました。

配布リストを使用して課題解決

今回依頼を受けて、アイクラフトで検討した結果、メールの配布リストを使用して解決することにしました。

配布リストは、複数のメールアドレスをひとつのグループとしてまとめることができる機能です。

この配布リストを使用することで、一度に多くの宛先にメールを送信することが可能となります。

特に、定期的に同じメンバーに情報を伝える必要がある場合や、大量の宛先に一斉に通知を行いたい場合に非常に便利です。

次の章にて、実際に実施した内容を紹介します。

【参考】配布リストとして Microsoft 365メールを送信する

実際に実施した内容

今回の配布リストの実装は、作業自体はそこまで大変な作業ではありません。

しかし、配布リストの活用には2つの懸念点があったため、それぞれを解決することが求められました。

①スタッフの入れ替わりがあるので運用面で不安がある

配布リストにおいてのメンバーの追加においてはアイクラフトのスタッフより細かい手順をお伝えすることで解決しました。

具体的には以下の通りです。

• 社内メンバーの追加方法
  Exchange管理センター（https://admin.exchange.microsoft.com/）にアクセスし、「受信者」⇒「グループ」⇒「配布リスト」⇒「販売員向け（任意で設定）」をクリック。その後、「メンバー」⇒「すべてのメンバーの表示と管理」を開き、「メンバーの追加」から追加できます。

グループを選択。

配布リストを選択

• 社外メンバー（メールアドレス）追加方法
  同じくExchange管理センターにアクセスし、「受信者」⇒「連絡先」⇒「メール連絡先の追加」を開き、各情報を入力して「ユーザーを作成する」を押すとメンバーとして追加できます。

それぞれのメンバー追加にはExchange管理者の権限が必要になります。

上記の手順を理解することで、運用への懸念は解消されました。

【公式】Microsoft Exchange アカウントとは

②一斉送信の場合、社外の人どうしで連絡先が見えてしまうリスクがある

社外の人どうしがお互いの連絡先などが見えてしまうのは、大きなリスクです。

こちらは、何度かメールのテスト送信を行いながら、検証を繰り返して解決しました。

配布リストの中に入れるユーザーを社内と社外に分け、その状態で作成したアドレスに対してメールを送信するとどうなるか検証しました。

その結果、社内メンバーであれば、全体の情報が確認でき、社外メンバーの場合は、誰にメールが送られているのか分からない状態であることが判明しました。

上記により、メールアドレスなどの情報が漏れることなく、一斉送信でメールを送ることが可能になりました。

まとめ

iSTAFFを通じて、配布リストの機能を適切に活用することで、社外とのコミュニケーションが円滑になりました。

今回の事例の場合、配布リストの活用は多くの企業にとっても、有効な選択肢になりえます。

今まで使用していなかった新しいツールの導入や運用には、継続的な見直しや専門的な知識も必要です。

iSTAFFでは、お客様の業務効率化をサポートするため、最新のITツールの情報提供や適切な利用方法の提案を行っています。

ITに関するお困りごとや新しいツールの導入を検討されている場合は、ぜひ一度ご相談ください。

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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