講演会のオンライン中継をサポートいたしました！

こんにちは。広報担当の中村です。
新型コロナウイルス感染症の流行により、講演会などのイベントはオンライン中継が主流になりつつありますね。
初めてオンライン中継を開催するには、
「どのツールを使用したらいいの？」
「講演会中に接続トラブルがあったらどうすればいい？」
「オンライン参加者にはどう説明すればいい？」
etc.
いろいろな不安がつきもの。
アイクラフトでは、そんなお悩みを解決するためにオンライン中継サポートも行っております！
今回は、先日のオンライン中継サポートの様子をご紹介したいと思います。

コロナ禍で自粛していた講演会をそろそろ開催したい

今回のお客様は神戸市測量設計協力会様。コロナ禍前は会員様を集めての講演会を行っていました。
しかし、3密を避けるのが推奨されている今、講演会開催は難しいとの判断で自粛していました。

そんな中、会員様の一人がオンライン中継での会議に参加され、
「このやり方なら神戸市測量設計協力会でも実践できるのではないか」
と思われたそうです。
そして、その中継をサポートしていたアイクラフトにお声がかかり、神戸市測量設計協力会様の初めてのオンライン中継をお手伝いさせて頂くことになりました。

神戸市測量設計協力会

神戸市測量設計協力会は神戸市に本社を置く測量設計会社が集まり、昭和60年10月に結成されました。
神戸市地域での風水害などがあったときに、災害復旧のための調査・測量・設計に取り組んでおられます。
阪神淡路大震災、平成30年の台風7号および21号での豪雨の際は、総動員体制で活動されました。

まずは会場の下見から

今回の会場は神戸国際会館の会議室ということで、まずはスタッフが下見に伺いました。
下見の目的は、必要な機材、人員などを確認するため。
当日に「こんなハズじゃなかった」とならないように事前調査は念入りに行います。

すると、ノートパソコンで会場の音響マイクの音を拾うのは難しいことが発覚！
そこで、ATEM mini（スイッチャー）でノートパソコンと会場の音響システムを接続することに。
こんな感じ↓

今回は質疑応答をチャットで募集して司会者の方が代読するというやり方だったのでPCからの音声出力は行っていません。
質疑応答を音声でやり取りする場合も、スイッチャーを接続していれば、以下のような感じでPCから音声を出力できます。

当日：講演会準備

当日は神戸市測量設計協力会様のスタッフの方が2名、国際会館のスタッフの方が1名、弊社スタッフ2名で準備に入りました。
弊社スタッフは講演会開始の2時間前に現地入りし、スイッチャーをつないだり、オンライン会議ツール（今回はMicrosoft Teams）の設定を実施。
web参加者へのフォローとしては以下を行いました。

1. 事前に通知した講演会用URLから参加された人にオンライン中継の注意事項（講演中はミュートにしてくださいetc.）を見てもらう
2. 接続に問題ないか、注意事項でわからないことがないかチャットで連絡
3. 問題なければそのまま始まるまで待機してもらう

おおむね順調だった準備ですが、ちょっとしたトラブルが…

講演者様のPCにHDMIポートがない

現地参加される会員様とオンライン参加される会員様がいらっしゃるとのことで、講演者様のPCをHDMIにてスクリーンと接続する予定だったのですが、
講演者様が持ち込みされたPCにHDMIポートがない…
これは神戸市測量設計協力会様がアダプターをご用意してくださり、事なきを得ました。

当日：講演会スタート

バタバタした準備でしたが、何とか本番までに間に合い講演会がスタート。
講演会中は何もトラブルは起きず、無事に終了！
終了後、お客様からは
「オンライン中継をお手伝い頂き、ありがとうございました。自分たちだけではweb講演はできなかったと思うので、サポートして頂き助かりました。」
との嬉しいお声も頂きました。

アイクラフトではオンライン中継のサポートも行っています。
機材の設置、ツールの設定、現地でのトラブル対応など丸ごとお任せください！
コロナ禍で我慢しているそのイベント、オンラインで実現しませんか？
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