社内マニュアルを作成する重要性とは？手順や注意点について解説！

全ての業種・職種の企業で重要とされるマニュアル作成ですが、なぜマニュアル作成が重要で、どのようにマニュアルを作ればいいのかわからない方もいるでしょう。

マニュアルを作成することで、業務工数の削減や作業の効率化、サービスの品質の保証、効果的な社内教育に生かせるなどのメリットがあります。

本記事では、マニュアル作成の重要性やマニュアル作成の手順、注意点について解説し、マニュアル作成後にやるべきことやおすすめのツールも紹介していきます。

業務効率化のために社内マニュアルの作成を考えているけど、一体何からはじめればいいのか悩んでいる社員の方は、参考にしてください。

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社内マニュアルを作成する重要性とメリットとは？

社内マニュアルの作成は重要とされており、これにより業務効率が向上し、自社の商品やサービスの品質を保証することに繋がります。

この章では、マニュアル作成をすべき理由について確認してみましょう。

以下の記事で、情シス向けにマニュアル作成ツールを紹介しています。

ぜひ合わせてご覧ください。

【関連記事】情シス必須のスキル！マニュアル作成の方法とおすすめツール3選

業務工数を削減・効率化する

社内のマニュアル作成とは、本当に必要な業務をしっかり定め、期限や必要な量を事前に明確にすることが重要です。

目標（仕事の完成や売上目標など）から逆算し、本当に必要な業務だけを具体化できます。

結果として、無駄な業務を減らし、目標達成への最短ルートを作ることができます。

さらに、マニュアルにより業務を社員間で共有できることで、意思疎通や業務進捗の確認が容易になり、業務を効率的に進めることができます。

自社商品やサービスの品質を担保する

社内マニュアルを作ることで、業務の流れやゴールを確認できるので、どんな人でも一定のクオリティ以上の成果を出せるようになるメリットがあります。

また、マニュアルに業務の基準を設けることで、成果物の品質を担保し、それに携わる社員らの貢献度・成果を評価するものさしとしても活用できるでしょう。

効果的な社内教育に役立つ

社内マニュアルは、社員育成にも役立ちます。

マニュアルには社員が行うべきことが明記されているため、教育の指針として活用できますし、新入社員や異動した社員に対して、必要な知識やスキルを迷わず伝えることができるのが魅力です。

社員の知識・スキルを標準化し、会社で活躍する人材を育成するのに効果的です。

【4ステップ】社内マニュアルを作成する際の手順

社内の業務効率化や業務の標準化、社員教育を考える上でメリットがある社内マニュアルですが、どのようにマニュアルを作成すればいいのかわからないという方も多いと思います。

この章では、社内マニュアルを作成する際の手順を4つのステップにわけて解説します。

1.社内や業務の現状についての情報収集をする

まずは社内や部署がおかれている現状について情報収集します。

やるべき業務を確認し、業務の目的やどのような評価基準で、どこまでの業務をカバーするのかを規定します。

2.業務上の課題や問題点を洗い出す

マニュアルに記載する社内業務を確認したら、業務上の課題や問題点を洗い出して、業務効率をアップさせたいのか、業務プロセスを見える化したいのかなど、どんな目的でマニュアルを作成するのか決めて、正しく業務の成果を測定できるようにします。

3.予め問題解決策を練っておく

続いて、洗い出した問題点に対する解決策を考えます。

解決策を考える際に意識することとして、業務の理想の形をイメージすることが大切です。

理想の形を目指して解決方法を設定することができます。

また、業務を実行するまでのプロセスを記載している実行計画書を作成することで「この業務プロセスはいつまでに、どのくらいの時間をかけてやるべきか」を決めることができます。

ゴールから逆算した業務計画を練り、期日までに目標とする成果の達成を目指せるマニュアルを作りましょう。

4.社内マニュアルに落とし込む

ここまでの要素をまとめたら、あとは落とし込みです。

マニュアルを作成する目的や基準、業務の範囲を確認して、どのようなスケジュール感で業務をこなしていくのかを明記していきましょう。

社内の現状把握と業務の課題・改善点の洗い出し、スケジュールを明記することを意識して作成することにより、精度の高いマニュアルを作成できます。

社内マニュアルの作成時に注意すべき点

社内マニュアルの作成時には、いくつか注意すべき点があります。

この章では、マニュアル作成時の注意点を確認して、効率よくマニュアルを作成できるように確認していきます。

マニュアルの全体像を考える

社内マニュアルを作成する際には、フローチャートなどを用いてプロセスやステップを可視化し、業務完了までの流れを明確に記述することが重要です。

また、業務間の関連性も確認し、全体的に理解しやすいマニュアルを目指しましょう。

5W1Hを意識してマニュアルを作成する

マニュアルを作成する際は、5W1Hを意識することが大切です。

具体的には、以下のような流れでマニュアルの内容を考えていきます。

• いつ・どこで・何を（業務の範囲や利用シーンの想定）
• なぜ（マニュアルの目的）
• どのように（運用するシチュエーションを想定）
• 誰が（どの社員が使用することを想定するのか）

実際の事例にそれぞれの要素を当てはめて、マニュアルを作り込みましょう。

シンプルでわかりやすいデザインにする

マニュアルに文章だけ書かれていても、いまいち情報が伝わりにくいこともあります。

チャート図やイラスト、写真などを用いて、情報を可視化する工夫も大切です。

社員の誰が読んでも情報を共有できるようなわかりやすいマニュアル作成を心がけましょう。

社内マニュアルの作成後に行うこと

社内マニュアルは、作成したらそれで終わりではありません。

作成後も活用しながら適時アップデートして、更に使いやすくなるよう更新し続ける必要があります。

作成後のチェックポイントを紹介していきます。

社内で利用しやすい仕組みづくりをする

社内マニュアルを作成したら、誰でもアクセスしやすいように社内のシステムで手軽に共有・閲覧できる仕組みづくりが重要です。

マニュアルへのアクセス性のよさと閲覧の手軽さを担保する仕組みづくりを考えることで、社内で有効活用しやすいマニュアルになります。

マニュアルに沿っているか確認

社内マニュアルをしっかり活用できているか定期的にチェックすることも大切です。

実際の業務が、マニュアルで定めている形で実行されているのか？

業務の達成基準は満たしているのか？など、マニュアルで規定した計画通りに業務が進んでいるのかを随時確認しましょう。

定期的に内容を更新していく

マニュアルは定期的に更新していく必要があります。

社員たちが実際に使ってみて運用しにくい点やわかりにくい点は改善し、マニュアルに記載されている業務内容に変更点があれば、その都度、改定していく必要があります。

あくまでも、社員が使用するマニュアルであることを意識して、マニュアルを更新するようにしましょう。

アイクラフトがおすすめするマニュアルツール

弊社、アイクラフト株式会社では、社内マニュアルの作成する際にGROWIというツールを使用しています。

この章では、ツールの具体的な特徴について確認しましょう。

GROWI

GROWIは、チーム間の情報共有を効率的にサポートするツールです。

左右2画面でのリアルタイムプレビューが可能で、draw.io機能と連携することで図表を手軽に作成できます。

認証機能が高度で、且つグループ間での効率的な情報共有が可能です。

また、ゲストユーザーを招待してオープンWiKiとして作成したマニュアルを公開することもできます。

社員同士のマニュアル共有を円滑に進めたい方におすすめのツールです。

まとめ：社内マニュアルを作成して業務改善に生かしていこう！

この記事では、社内マニュアルの重要性や具体的な作成手順、注意点やマニュアル作成後にやるべきこと、おすすめのツールについて紹介しました。

社内マニュアルを作成するにあたっての手順と注意点を確認して、作成後にも社員が利用しやすい仕組みづくりを考え、定期的に内容をアップロードしていく必要があります。

業務効率化に役立つ社内マニュアルを作成して、業務改善に生かしましょう。

アイクラフト株式会社が提供するiSTAFFでは、IT業務をアウトソーシングでき、社内マニュアルの作成・共有するためのツールの使い方などをサポートします。

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