情シスが嫌われる本当の理由とは？【すぐに始められる対策もご紹介】

お役立ち情報

2023.01.13

ITが進み様々なツールが会社に導入されているなか、ちょっとしたことでも気軽に相談できる情シス部門があるとありがたいですね。

ただ情シスのイメージは

「話しかけづらい」

「説明が分かりづらい」

と感じている方も多いらしく、社内で嫌われてしまっているケースが多々あるようです。

本記事では嫌われる情シスの特徴や愛される情シスの特徴を深掘りします。また、情シスが嫌われないようにするための対策をわかり易く紹介します。

ぜひ最後までお付き合いください。

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情シスは嫌われている？社内ではどんな印象？

企業には情シス部門があり、PCやシステムの不具合などIT関係の相談をする部署として設置されています。

社員の中には、相談内容によっては「こんなこと相談してよいのか」と思い相談できないケースもあり、業務に影響を与えることもあるかもしれません。

社内における情シス部門の印象は「どんな仕事をしているかわからない」「相談しにくい」といったイメージが強く、近寄りがたい存在となってしまっているケースがほとんどです。

会社の事業を拡大するためにも情シス部門がどんな部署であるかを理解する必要があるでしょう。

そもそも情シスはどんな部署なの？

情シスがどんな仕事をしている部署か気になったことはないでしょうか。

情シスはITサポートヘルプデスク・IT機器管理・サーバーやネット不具合対応・新規システムの導入など、会社のインフラ整備をする部署です。

突発的な不具合対応や新規インフラを導入するための検証等、日々忙しく、話しかけづらいと感じることもあるかもしれません。

PC不具合などのIT機器の故障であれば代替機を設定したり、メーカーへの修理依頼をしたりするケースもあります。

また新しく導入した機器の確認やメーカーとの打合せなど業務内容は多岐にわたります。

情シス部門は会社のシステム基幹を管理している部署であり、業務も幅広いため人数が少ない場合は正しく機能していない可能性があります。

情シスが嫌われる5つの理由

情シス業務は多岐にわたり多忙ですが、それとは反対に社内における情シスへの理解が乏しく嫌われるケースが多いようです。

今回は情シスが嫌われる理由を5つ紹介します。

問題解決に時間がかかる

情シスに相談した際に問題がなかなか解決せずに時間がかかった経験はないでしょうか。

情シスでも初めての事象に対しては知見がない場合もあり自ら調べたり仮定で原因を推測したりしながら解決するため時間がかかるケースもあります。

特に新しいシステムを導入した際や他社システムを利用している場合は、都度メーカーへの確認が必要になり時間がかかります。

そのため社内から問い合わせがあった際は、問題解決までにかかる時間をお伝えすると良いでしょう。

融通が利かない

情シスが嫌われる理由の2つ目は融通が利かない点です。

情シスには情報管理や運用上ルール化している業務が多く、急ぎ案件でもすぐに対応できないケースがあります。

例えば、グループ会社でシステムを管理している場合、新しく使用するアプリに関して親会社に目的や用途を申請するケースもあります。

社内からの問い合わせに対応できない際は、対応できない理由を伝え代替案を掲示すると良いでしょう。

使いにくいシステムを採用している

社内で使いにくいシステムを採用している場合、情シスにシステムの悪評が飛び火するケースがあります。

システムを選定する理由がどうしても仕方のないケースもありますが、現場ではシステムの扱いずらさに目がいくため、防ぎようがない事が多いようです。

PC不具合などはすぐに対応できますが、基幹システムを変更や導入する際は予算や効果、操作検証や他ツールとの連携などを確かめる必要があり、すぐに対応できません。

解消するにはシステムを変更するのが一番スムーズですが、どうしても難しい場合は、操作マニュアルを作成したり、システムの勉強会を定期的に開催したりなどして社内扱いに慣れる機会を作り、理解を深めてもらいましょう。

また具体的に社内の声を要望として、部内MTGなどで情報共有しておくと次回以降の対応もしやすくなります。

社内でのコミュニケーション不足

社内でのコミュニケーション不足も情シスが嫌われる理由の1つです。

情シスは取り扱う情報も機密性が高いものが多く、情シス部門だけ別フロアや別の部屋であることもあります。

そのため社内でも会って話しをする機会も少なく、要件がある場合のみやり取りする関係になりがちです。

普段からコミュニケーションをとることで相談しやすくなり、新規システムを導入した際にも協力してもらいやすくなるでしょう。

専門用語が多くて話しが分かりにくい

情シスが嫌われる理由には専門用語が多くて話がわかりにくいという点もあります。

情シスが取り扱う業務内容は、ITやシステム系などの専門的な内容が多く会社の事業内容と離れた部分がほとんどです。

また社外とやり取りする場合にも専門用語を使用すれば話が通じ易いため、同じ様に社内でやり取りする際に専門用語を使用すると理解されなくなるでしょう。

例えばクラウドやサーバなど情シスでは当たり前の言葉も、社内では通じ方が多く言い換える必要があります。

社内で話す際は極力専門用語を使用しないか、一通り説明し終わった際に理解しているかを社員に確認すると良いでしょう。

愛される情シスの3つの条件

情シスには社員からよく相談されたり、頼られたりして愛されている方も多くいます。

今回は愛される情シスの条件を紹介します。

すぐに問題解決する

愛される情シスの条件の1つ目はすぐに問題解決をすることです。

情シスに相談にくる社員は「すぐに問題が解決する」と思って相談にくるケースが多く、情シスならどんな問題でも解決できるという認識があります。

例えば「パスワードを忘れた」や「マウスの調子がおかしい」などの問合せに関してはすぐに解決できます。

しかし、「システムやネットが繋がらない」や「新しいアプリを導入したい」などの内容は、原因の特定に時間がかかったり、運用ルールに乗っ取り申請書が必要なケースもあったりします。

そのため、問合せ内容に対して時間がかかる場合はその旨を伝え、代替案や申請方法を伝える様にしましょう。

相談しやすい関係性を作る

愛される情シスになるためには、普段から相談しやすい関係性を作ることも大事になります。

社員にとってPCが普段と違う挙動が起こった際は不安になり、ちょっとしたことでも相談したくなります。

特に導入しているアプリやセキュリティソフトによっては確認画面やポップアップが表示され、動作確認が必要になるケースもあるでしょう。

めったに情シスと話す機会がない社員にとっては、相談するタイミングやどうやって相談してよいかわからず、不安のまま作業する方も一定数います。

挨拶や日常会話など他のフロアに行った際に積極的に話しかけることで、相談しやすい関係性ができるでしょう。

IT知識を豊富にして頼られる存在に

IT技術は日々新しくなり、社員からの問合せで気づいたり発見したりする場合も頻繁に発生します。

様々なITツールが存在し利用方法も多種多様であり、社内システムを最大限活かすのはもちろん、新しいシステム導入を検討するのも情シスの仕事です。

定期的にセミナーなどに参加して最新のIT知識を身に付けたり、資格や本で勉強したりすると良いでしょう。

特にExcelやWordといったofficeの便利活用方法等は社員の業務効率化につながるのでおすすめです。

日々IT知識を向上させ、できる限り多くの問合せにスムーズに対応できるようにしましょう。

情シスが嫌われないために！4つの対策

情シスが嫌われないための対策を4つ紹介します。

まずはどれか1つでも取り入れれば社内における情シスの見方がかわり、仕事への取り組み易さも変わってくるでしょう。

普段からコミュニケーションをとる

一番始めやすい対策は普段から社員とコミュニケーションをとることです。

普段からコミュニケーションをとれば情シスの仕事内容を理解してもらえるだけでなく、相談しやすい関係が作れます。

不具合対応や申請などの要件のときだけでなく、挨拶や最近の状況を聞くなどたわいもない話でも良いでしょう。

また業務改善に関して情シスから相談しても良いかもしれません。

普段からコミュニケーションがとれれば、社員からの印象も良くなったり新しい気づきも得られるでしょう。

わかり易い言葉で説明する

わかり易い言葉で説明することも、嫌われない対策として比較的取り組み易いでしょう。

社員の中にはIT用語や機械に弱い方も多く、自分で調べても理解できずに困っている方も一定数います。

普段から知識をインプットする際にわかり易い言葉や例え話を考えたり、専門用語を別の言い方ができないか工夫するのがおすすめです。

わかり易い言葉で説明できれば社員の方の理解度が増し、繰り返し同じ事象が発生するのも防げる可能性があります。

定期的に役立つ情報を発信する

情シスから定期的に役立つ情報を発信するのも嫌われない対策になります。

仕事内容の関係で情シスの仕事を理解できない社員がおり、一般的に分からないことに関して遠ざけられる習性があります。

そのため会社のポータルサイトを利用して役立つ情報発信やコラム、情シスの仕事内容を積極的に発信すれば社内での認知度も上がるでしょう。

定期的な情報発信は情シスを理解してもらう為にも取り入れたい対策です。

情シスのアウトソーシングを活用する

近年、情シスをアウトソーシングする企業も増えており、有効な手段として確立されてきています。

ひとり情シスやゼロ情シスと言った言葉が示すように、情シス部門のメンバー数は減少傾向にあります。

また情シスもベテランが多く若手が育たずに資産管理に関わる技術や知識への対応が課題という企業は多いでしょう。

情シス部門のアウトソーシングを活用すれば、不具合対応から資産管理まで委託でき、ITを利用した業務改善もしやすくなります。

アイクラフト株式会社ではIT技術者が実際に現場へ駆けつけ、サポートを行うフィールドサービスを展開しております。

何かお悩みがあれば一度無料問い合わせからご連絡ください。

まとめ

今回は情シスが嫌われる理由と嫌われないための対策に関して紹介しました。

情シスは仕事内容が多岐にわたり社員との接点も少ないため、嫌われる傾向にあります。

普段からコミュニケーションをとったり、わかり易い言葉で説明したりするなどを意識すれば愛される情シスになるでしょう。

また「ITの人材が不足している」「1人情シスのリスクを軽減したい」などのお悩みがございましたらアイクラフト株式会社へご連絡ください。

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