情シス必須のスキル！マニュアル作成の方法とおすすめツール3選

お役立ち情報

2023.03.29

社内でIT機器を使用したりアプリやサービスを利用したりする際、どうしてもマニュアルが必要になります。

ですが、マニュアル作成を具体的にどのように進めていけばいいのかわからない情シスの担当者もいるのではないでしょうか。

マニュアル作成はどのように進めればいい？
マニュアルを作成するメリットは？
マニュアル作成のポイントがあれば知りたい

上記を把握したうえで、社内全体で役立つマニュアルを作りたいですよね。

しっかりとマニュアルを作成することで、業務の効率化が見込めるため、生産性も上がるでしょう。

そこで本記事では、『情シスが行うマニュアル作成』について解説していきます。

マニュアルを作成するメリットやポイントにも触れていくので、ぜひ参考にしてください。

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情シスが行うマニュアル作成とは？

情シスが行うマニュアル作成には、以下のとおり2種類あります。

【ITツールマニュアル】社員向け
【情シス業務マニュアル】情シス担当者向け

これらについて詳しく説明していくので、さっそく見ていきましょう。

【ITツールマニュアル】社員向け

社員向けのITツールマニュアルは、社内SEや各部門でITに関わる仕事をする社員全員を対象に作成します。

具体的には以下に挙げる内容をまとめて、利用者・その部門のIT担当者に分かりやすく提示します。

システムやプログラム、アプリケーションなどの使用方法や操作手順
システムやプログラム、アプリケーションなどの設定方法
障害対応方法

これにより、システム利用者やIT担当者がスムーズに業務を行い、トラブルを迅速に解決できるのです。

また、マニュアル作成をするにあたり、利用者が自己解決できるように作成しなければなりません。

できるだけ専門用語を使わないようにするなど、ITに詳しくない人でも理解できるような内容を意識することが重要です。

したがって、マニュアル作成に十分な検討や労力が必要なことから、情シスのスキルや経験が求められます。

【情シス業務マニュアル】情シス担当者向け

情シス内で利用するマニュアルは主に、システム設定・運用に関するものやPC周辺機器の故障への対応に関するものになります。

社内からの問い合わせに迅速に対応するために、必要なときにすぐ読めてわかりやすい内容であることが重要です。

また、状況に応じた対応ができるように、「5W1H」を意識したマニュアル作りをおこないましょう。

たとえば、「いつ・どこで・だれが・なにを・なんのために・どうやって」を盛り込むことで、素早く状況を把握できるため解決が早まります。

このように、情シス向けのマニュアルには「素早く正確な対応方法」についても明記すべきなのです。

なお改訂や更新を考慮して、作成後にメンテナンスしやすくすることも意識しましょう。

情シス向けのマニュアルを作成しておくことで、担当者の異動や退職、ひとり情シスへのリスクヘッジにもなります。

近頃は情シスを兼務で行い、業務過多になるケースも増えています。

対策として把握しておきましょう。

【関連記事】ひとり情シスとは？3つの背景や問題点、おすすめの解決方法を解説

【関連記事】情シス兼務で懸念される5つの問題点ととるべき3つの具体的な対策

【社内wiki】おすすめマニュアル作成ツール3選

マニュアル作成にあたり、ツールを利用することでより効率的に作成できます。

社内WikiはWikipediaの社内版のイメージで、企業や組織内で利用される情報共有ツールの事を指します。

Wikipediaのように社内の誰もが社内Wikiに書き込んだり編集したり、また検索・閲覧も可能です。

誰でもアクセスできる場所に保存しておくことで、情報共有を効率化できます。

ここでは、社内wikiとして活用できる以下の3つのマニュアル作成ツールを紹介します。

NotePM
Stock
Teachme Biz

ツールごとに使い勝手の良さや強みがあるため、用途別で使い分けるのもおすすめです。

それぞれ順番に解説していきます。

NotePM(ノートピーエム)

NotePMは社内wikiでは代表的なツールです。

NotePMの主な特徴としては以下の4つです。

マニュアル作成、ファイル共有
使い勝手の良い検索機能
社内FAQ、社内ポータルとしての活用
高い安全性

特に検索機能は強力で、PDFやExcelの中身も全文検索可能です。

また、銀行や大学でも導入されていることから、高度な安全性が期待できます。

利用人数やデータ容量に応じて料金が変わってきますが、閲覧のみのユーザーは無料で利用できます。

無料トライアルが30日間あり、料金も月額4,800円〜と導入しやすい点も魅力です。

参考：NotePM

Stock

Stockはシンプルに情報を残すことに優れたツールです。

チャットツールだと情報がどんどん流れていったり、ファイル共有はわずらわしかったりという問題を解消してくれます。

まずStockにある「ノート機能」を利用することで、残したい情報を「ノート単位」で管理可能。

情報別にノートを作成して管理すると、振り返りたいときに即座にアクセスできます。

また「タスク」や「メッセージ」機能を使うと、ノート単位でコミュニケーションが取れるところも便利です。

したがって、情報がバラバラになることがなく、常に整理された状態で業務を行えるため効率化を図れます。

Stockは専門知識が不要なため、ITに詳しくない人でも簡単に使えることから、どんな企業でも導入しやすいのではないでしょうか。

登録から30日間はすべての機能が無料で使えるため、試してみるのもおすすめです。

参考：Stock

Teachme Biz

Teachme Bizは、マニュアルを誰でも簡単に作れてスムーズに共有できるツールです。

作ったマニュアルの利用状況やよく検索される単語などを分析し、より良いものへと更新する機能もあります。

作って終わるのではなく、業務効率化に向けた運用を行ってくれるのです。

また、マニュアルごとにアクセス制限をかけられるため、セキュリティ面も万全。

14日間の無料トライアル期間があるので、お試しで利用して使い勝手を確認してみるのもおすすめです。

ただし、最低契約期間が12か月と定められているため、導入の際は注意してください。

参考：TeachmeBiz

マニュアルを作成する目的やメリットとは？

情シスがマニュアルを作成する目的は、組織内での情報や知識の共有化を促進することです。

情シスは、主に社内のIT関連業務において多くの知識や技術を持っていますが、それらは部門内でのみ共有されています。

これでは、他の部署との情報共有が困難になってしまうのです。

そこでマニュアルを作成することで、情シスが持っている知識や技術を他の部署や社員に広められます。

その結果、組織全体での情報共有が促進され、業務の効率化・生産性向上につながるのです。

また、マニュアルを作成するメリットとして、以下のような点が挙げられます。

【業務の共通化】

マニュアルに記載された業務手順を全ての社員が共通化することで、業務の進め方が統一され、ヒューマンエラーの頻度を抑えられます。

【新人教育の効率化】

マニュアルに記載された手順を新人が学ぶことで、効率的かつ正確な業務を遂行できます。また、教育時間の短縮にも貢献します。

【社外への情報伝達】

取引先や協力会社など、社外に向けてマニュアルを開示することで、顧客ニーズの変化に対応しやすくなる場合があります。

以上のように、マニュアルの作成によって組織内での情報や知識の共有化が促進されるほか、業務における効率化・生産性向上が見込めるのです。

また、社員のスキルアップにも役立つでしょう。

マニュアルを作成する際の5つのポイント

情シスがマニュアルを作成する際、気をつけておきたいポイントがあります。

ただ手順を打ち込むだけでは利用者側がわかりづらかったり、見づらかったりするためマニュアルが活用できません。

そこでマニュアル作成のポイント5選を以下のとおりお伝えしていきます。

マニュアルにする内容を整理して決定
マニュアルの作成方法を決定する
わかりやすく作成する
閲覧や活用がしやすくする
定期的に改善・更新する

それではさっそく見ていきましょう。

マニュアルにする内容を整理して決定

情シスはまず、マニュアルにする内容を整理するために、各部門の業務について現状を把握しましょう。

現場で使用されているマニュアルの確認や、必要なのにマニュアルが作られていない状況になっていないかなどを知る必要があります。

そして、実際に現場で作業している社員が業務をスムーズに行ったり、問題の自己解決ができたりするようなマニュアルを作るようにしましょう。

その際、必要なマニュアルとそうでないものをきちんと精査することも必要です。

そのうえで、社員の業務効率化に向けて項目をピックアップして、マニュアルにするものを決定します。

マニュアルの作成方法を決定する

マニュアル化する内容が決まったら、次にマニュアルの作成方法を決定します。

WordやPowerPointなどのツールはできるだけ統一したほうが、管理しやすく取り扱いも簡単です。

また、社内で通常使用しているツールを選んで作成すると、マニュアル作成者や閲覧者が確認しやすくなるでしょう。

近年では、クラウド上でマニュアルを作成できるオンラインツールが増えてきています。

普段クラウドを利用している企業だと抵抗なく利用できて、かつ便利なのではないでしょうか。

わかりやすく作成する

利用者がストレスなく閲覧できるように、常に利用者目線でマニュアルを作成するようにしましょう。

マニュアルを必要とする目的を考えつつ、閲覧して欲しい答えが得られるようわかりやすく作成する必要があります。

そして、シンプルであることも重要です。

取扱説明書のように、ただ文字を羅列しているだけでは読みにくく、利用者のストレスになってしまいます。

したがって、画像や表を使ったり、簡単な単語を使ったりするなどの工夫が必要です。

なお、作業の手順をマニュアル化する場合は、実際の作業をシミュレーションして本当にわかりやすく書けているかを確認しましょう。

閲覧や活用がしやすくする

見たいときにすぐ見れたり、確認したいデータを絞り込めたりなど、マニュアルの利用者が閲覧・活用しやすくすることも重要です。

閲覧したいマニュアルを、検索システムを使って引き出せるようにするなど工夫してみましょう。

また、文字だけでなく画像やフローチャートなどを入れて、手順をわかりやすく示すことも重要です。

作業工程に関するマニュアルなど、場合によっては動画で保存しておくと活用しやすいでしょう。

いずれにせよ、視覚的にわかりやすくすると閲覧・活用しやすいといえます。

定期的に改善・更新する

マニュアルは、定期的に改善・更新しやすいように作成しましょう。

業務の手順が変わったり、もっと効率のいい方法が見つかったりすると、都度更新していかなければならないからです。

また、マニュアルは常に最新の状態を保ち、内容が正確でなければなりません。

そのため、定期的なレビューや利用者のフィードバックなどを実施しましょう。

なお、マニュアル作成はできるだけ1人で行わず、複数人で扱えるようにしておくことをおすすめします。

どの業務においても、属人化を防ぐためです。

特定の人だけが更新できるようにしてしまうと、マニュアルを客観視できず機能的かどうかの判断ができません。

そういった理由もあり、マニュアルは複数人で改善・更新する体制にしておく必要があります。