バックオフィス効率化の方法をサービスと一緒に解説！生産性が向上した事例も紹介！

人事や経理など、社内向けの業務を担当する『バックオフィス部門』において、以下のような悩みはありませんか？

「バックオフィス業務を効率化する方法は？」
「バックオフィス業務に関する便利なツールやサービスがあれば知りたい」

バックオフィス部門は業務量が非常に多いにもかかわらず、業務の効率化が進んでいないのが現状です。

• バックオフィス業務を効率化するメリットは？
• 具体的なステップはある？
• バックオフィス業務効率化に役立つツールやサービスが知りたい

本記事では、上記のような『バックオフィス業務を効率化する方法』について解説していきます。

あわせて、具体的なステップやバックオフィス業務効率化に役立つツール・サービスも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

バックオフィス業務とは？

バックオフィス業務とは、企業や組織の裏方で主に内部の運営や管理を担う業務のことを指します。

バックオフィス業務の例は以下のとおりです。

• 事務処理やデータ入力
• 経理・会計
• 人事
• 購買
• ITシステム管理
• 法務・コンプライアンス
• 内部監査

このように企業の内部の業務をサポートし、円滑に運営するための業務をすべて含みます。

したがって、バックオフィス業務は社内で完結する業務のためあまり目立ちませんが、企業や組織にとって重要な役割を果たしているのです。

また顧客や取引先との接点がある「フロントオフィス業務」と連携することで、企業全体の運営を支えています。

効率的なバックオフィス業務の運営が、企業の経営力向上や競争力の強化に寄与しているのです。

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィス業務を効率化するメリットを知ったうえで取り組むと、より目的意識を持って行動できるでしょう。

• 生産性向上が期待できる
• コスト削減が可能
• BCP（事業継続計画）対策ができる

本章では、これらについて詳しく解説していきます。

生産性向上が期待できる

バックオフィス業務を効率化することで、生産性向上が期待できるところがメリットです。

バックオフィス業務には、経理や人事などの繁雑な業務が含まれています。

これらの業務プロセスを見直し効率化や自動化を図ることで、作業の手間やミスを減らせるでしょう。

バックオフィス業務を効率化することで、業務の処理速度や品質が改善し、生産性向上につながるといえます。

コスト削減が可能

バックオフィス業務を効率化することで、コスト削減が可能になります。

システムなどを導入して自動化に切り替えることで、従業員の手間を減らし人件費を削減できるでしょう。

また自動化されたシステムにより、人的ミスを減らせるため、業務の正確性を向上させられます。

したがって、作業のやり直しやエラーによる人的コストの削減が期待できるのです。

さらに、バックオフィス業務のプロセスを見直すと、無駄な時間とリソースの消費を減らせるでしょう。

ここでも、コスト削減が可能になるのです。

このようにバックオフィス業務の効率化は、人的リソースや物的リソースの効率的な活用を実現します。

なお、コスト削減は単発的な取り組みにとどまらず、持続的な努力が必要であるため、定期的な業務の見直しや改善を行うことが大切です。

BCP（事業継続計画）対策ができる

バックオフィス業務を効率化することは、BCP（事業継続計画）対策にもつながります。

BCP（事業継続計画）とは災害や緊急事態などの際に、企業が事業を継続するための計画や対策のことです。

バックオフィス業務を多重化するために、以下の点をポイントとして押さえておくことをおすすめします。

• 異なる場所に業務を分散化する
• システムをバックアップする
• 代替の業務体制を確保する
• 従業員同士のコミュニケーションを円滑にする

これらを意識しながらバックオフィス業務を多重化することで、万が一の際も事業の中断期間を最小限に抑えられるでしょう。

また顧客や取引先との信頼関係も維持でき、事業の継続を確保できるのです。

バックオフィス業務を効率化するための具体的なステップ

バックオフィス業務を効率化するための具体的なステップは、以下のとおりです。

• 業務の棚卸・ワークフローの可視化
• 課題の明確化・解決策の検討
• ツール探し・機能の把握
• 実行・観察

それぞれ詳しく解説していくので、さっそく見ていきましょう。

業務の棚卸・ワークフローの可視化

まずは、業務の棚卸とワークフローの可視化を行いましょう。

業務の棚卸では、バックオフィス業務の全体像を把握し、業務の内容やプロセスを整理・評価します。

業務の棚卸により、業務の効率化や改善のポイントを見つけ出し、無駄を削減できるでしょう。

また、業務の棚卸により必要な業務を見極め、優先順位を付けられるため業務を効率的に遂行できるはずです。

次にワークフローの可視化では、業務の流れやプロセスを視覚的に表現し、全体像を把握します。

ワークフローを可視化することで、タスクの進行状況が把握しやすくなったり、業務の改善点を見つけやすくなります。

バックオフィス業務においては、複雑な業務プロセスやタスクの連携が必要な場合があるため、業務の棚卸やワークフローの可視化は、効率化を図るうえで有用な手法だと言えます。

課題の明確化・解決策の検討

業務の棚卸とワークフローの可視化ができたら、課題の明確化と解決策の検討を行います。

課題を明確化することで、現状の業務の課題や問題点を明確に把握できます。

たとえば業務の遅延やエラーの発生、情報の不整合などの課題や改善が必要な点を洗い出すことで、的確な解決策を選択しやすくなるのです。

解決策の検討においては、現状の課題や問題点を踏まえたうえで以下の点について考えていきましょう。

• 業務プロセスの見直し
• システムの導入や改善
• 業務の自動化や効率化
• 人材のスキル向上

これらの中から的確な解決策をピックアップし、実行計画を立てていきます。

ツール探し・機能の把握

次に、ツール探しと機能の把握を行います。

ツールとは例に、以下が挙げられるので参考にしてください。

• 業務管理ツール
• タスク管理ツール
• ドキュメント管理ツール
• ワークフロー管理ツール

業務効率化を実現するために、自社にどのツールが必要なのかを適切に選定していきましょう。

なお、ツールにはそれぞれ特有の機能が備わっていることから、導入前にツールの使い方を理解しておかなければなりません。

業務に合ったツールを選定し、使い方を把握することでツールの機能を最大限に活かせるのです。

したがって、適切なツールの導入と機能の活用により業務プロセスを効率化し、生産性向上も期待できるでしょう。

実行・観察

バックオフィス業務を効率化する準備が整ったら、実行と観察を行います。

実行では実際に新しい方法やツールを導入して業務を行い、効果を測定します。

実行の過程で新たな業務の課題や改善点が出てくれば、都度それに対する対策を検討するのです。

また観察では、業務の改善効果や課題を客観的に観察し、評価していきます。

業務の改善後の評価によっては、必要に応じて再調整を行いましょう。

実行や観察は、効率化を図るために欠かせないステップです。

実際に新しい方法やツールを導入し、それを適用しながら改善点を見つけ出し評価を行うことで、より業務の効率化へとつなげられます。

バックオフィス業務効率化に役立つツール、サービス

バックオフィス業務は、ツールやサービスを利用することでより効率化が期待できます。

本章では、弊社で実際に活用しているツール、サービスを中心に紹介します。

• freee
• LibreBOX
• Slack
• 社内Wiki

上記、それぞれ解説していくので、社内でうまく活用していきましょう。

freee

「freee」は経理・経費精算・請求書発行などが簡単に行えるクラウド会計ソフトです。

経理関係以外にも、労務管理・人事管理などの業務がオンライン上で完結できる業務システムとなっています。

なかでもfreeeは経理機能に特化しており、仕訳帳や総勘定元帳などの経理業務全般を効率化する機能が充実しています。

自動で仕訳を生成したり、銀行との連携により勘定科目の自動マッチングを行ったりすることで、経理業務の手間を軽減します。

また銀行との自動連携以外にも、クレジットカードとも連携できるため、データ入力の手間を減らし正確性を向上させます。

このようにfreeeにはバックオフィス業務の効率化を支援する機能が多数備わっており、個人事業主から中小企業など幅広く利用されています。

アイクラフトでも、上記で紹介したように経理、経費精算、請求書発行に活用していますので、導入の際はより具体的に紹介することが可能です。

お問い合わせはこちら

LibreBOX

電子帳簿保存法など、電子データの保存では弊社のサービスでもある「LibreBOX」が有効です。

LibreBOXとは大容量データを共有し、やり取りができるサービスです。

オンラインストレージ機能を提供している、オープンソースのサーバーソフトウェアである「Nextcloud」と、ウェブブラウザ上でLibreOffice文書の閲覧・編集を可能とする「Collabora Online」を組み合わせることで、オンラインドキュメントの環境を実現しました。

【サービス詳細はこちら】LibreOfficeサポート | iCRAFT アイクラフト株式会社

LibreBOXはセキュリティも万全で、イントラネット（企業内でのみ構築されたネットワーク）でのファイル共有も可能です。

また、事業規模に合わせたサーバにカスタマイズできることから、業務効率化のほかコストダウンにも期待できます。

Slack

チャット機能で有名な「Slack」も、バックオフィス業務効率化に役立つツールとして役立ちます。

通常通りコミュニケーションツールとしてはもちろん、さまざまなビジネスシーンで使える便利なツールです。

具体的には承認ワークフローや出退勤のタイムカードを実施したり、書面で配布していた資料をslcakで共有したりなど、幅広い用途として利用できます。

また電話交換機(PBX)にasteriskを利用してクラウド化したり、slackに着信のお知らせを流したりすることも可能です。

煩雑な事務作業がSlackで完結するところがメリットだといえるでしょう。

なお、電話交換機(PBX)については以下のような事例もあります。

Slackにおいては、以下の関連記事もございますので、合わせてご覧ください。

【関連記事】Slackのワークフロービルダーで勤怠報告を簡単に！

社内Wiki

社内Wikiとは、社内で活用する、従業員が自由に書き込める掲示板のことを指します。

Wikipediaの社内版とイメージするとわかりやすいのではないでしょうか。

社内Wikiでは、情報共有として利用されるほか、社内のQ&Aとしても役立ちます。

全社員が検索・閲覧可能で編集もできることから、知りたい情報が即座に把握できて効率的です。

社内Wikiを作成するにあたり、以下のようなマニュアル作成ツールを使うといいでしょう。

• NotePM
• Stock
• Teachme Biz

目的や用途に合わせて使い分けるのがおすすめです。

なお、社内Wikiについて詳しくは「情シス必須のスキル！マニュアル作成の方法とおすすめツール3選」で解説しております。

上記で紹介したマニュアル作成ツールについて詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

ツールやサービスを導入する際の注意点

ツールやサービスを導入する際、以下の注意点があります。

• ITが苦手な社員をフォローする
• ツール、サービスを最大限活かす

これらを意識しながら、バックオフィス業務を効率化していきましょう。

ITが苦手な社員をフォローする

ツールやサービスの導入においては、全社員が使い方を理解できるようにフォローしていきましょう。

とくにITが苦手な社員にとって、新しいツールやサービスの導入に抵抗があったり不安があったりします。

そのため、導入段階でフォローを行い、社員がスムーズにツールやサービスを使いこなせるようサポートが必要です。

さらに、ITが苦手な社員を中心に理解度を確かめながらフォローしていくことで、不安やストレスを取り除き、モチベーションを維持できるでしょう。

また運用段階でも、社員が正しく使い続けるためのフォローアップを継続し、効果的な運用を確保することが重要です。

ツール、サービスを最大限活かす

ツールやサービスは、それらの機能を最大限活かさなければ意味がありません。

ツールやサービスは、業務効率化や生産性向上を目的として導入されることが多いため、社員が機能を活かして使いこなす必要があります。

導入することで満足せず、投資対効果を最大化するために活用していきましょう。

万が一導入したツールやサービスによって十分な効果が得られていない場合、適切な選定ができていない可能性があります。

導入目的やニーズに合ったものを選ぶことで、バックオフィス業務の効率化が期待できるということを意識して選定しましょう。

バックオフィス業務効率化の成功事例

ここでは、バックオフィス業務の効率化の成功事例を3つ紹介します。

• 株式会社ファイブグループ：請求書業務の99％をデジタル化
• 株式会社テレビ朝日：複雑な給与体系も一本化
• 株式会社エービーシー・マート：勤怠管理をスピーディーに

参考にできる事例があれば、積極的に取り入れていきましょう。

サッポロビール株式会社：請求書業務の99％をデジタル化

飲食事業を展開する株式会社ファイブグループは、仕入れや経費の請求書をデータ化する方法を取り入れました。

これによりグループ全体の99％の請求業務をデジタル化することに成功し、業務効率化とコスト削減を実現したのです。

飲食業界においては、紙でやり取りする習慣が根強く残っており、請求書業務の負荷は高いものでした。

時代とともにバックオフィス業務全体のテレワークは進んでいるにもかかわらず、経理部門だけは請求書業務のための出社が必要だったのです。

そんな中、2022年1月からの電子帳簿保存法の改正による要件の大幅緩和のタイミングで、一気に電子データ化を進めました。

その結果、経理業務の大幅な業務効率化につながるとともに、担当者のストレスも軽減されているとのことです。

株式会社テレビ朝日：複雑な給与体系も一本化

株式会社テレビ朝日では、複雑な雇用形態や働き方に対応できる給与計算システムを導入しました。

業種がら、複数の給与計算があり間違いなく処理するのが大変だったところ、すべての給与体系に対応できるサービスを利用することで、一本化に成功。

これにより、業務効率化を図れました。

また法改正・保険料率改訂・税金の計算などを自社で改修していたものが、サービス提供元のシステムアップデートで対応してくれるようになったとのことです。

さらに画面が見やすいことから、初めて使うときでもどのような操作をすればいいのかわかりやすいところも魅力。

システムを初めて扱うメンバーが、直感的に使いこなせるのです。

加えて、これまで多額の費用がかかっていた改修などのコストが減ったことから、大きなコストダウンにつながっています。

ハードウェアの更新を気にしなくていいことも、クラウドの利点だと感じるとのことです。

株式会社エービーシー・マート：勤怠管理をスピーディーに

株式会社エービーシー・マートでは、勤怠管理業務をシステム化することで、業務効率化につなげました。

店頭での業務は社員もアルバイトもシフト制で働いているうえに、時間や休日もバラバラであることから、勤怠管理が煩雑だったのです。

さらに店舗間で従業員の行き来も多いことから、店舗数が増えるにつれて勤怠管理の負担も大きくなっていたとのこと。

手作業だと常に急いで処理を行う必要があったため、システムを導入することを決めたそうです。

その結果、給与計算までの入力の遅れやミスが減ったほか、業務のスピードアップと効率を図ることに成功しました。

まとめ

今回は、『バックオフィス業務を効率化する方法』について解説してきました。

バックオフィス業務を効率化すると、以下のようなメリットがあります。

• 生産性向上が期待できる
• コスト削減が可能
• BCP（事業継続計画）対策ができる

バックオフィス業務を効率化する具体的なステップは、下記のとおりです。

• 業務の棚卸・ワークフローの可視化
• 課題の明確化・解決策の検討
• ツール探し・機能の把握
• 実行・観察

また、バックオフィス業務を効率化するためのツール・サービスとして、以下の4つを紹介しました。

• freee
• LibreBOX
• Slack
• 社内Wiki

最後に、バックオフィス業務効率化の成功事例も取り上げたので、参考にしつつ業務効率化を図っていきましょう。

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