バックオフィスDXとは！3つのメリットと導入方法をご紹介！

働き方改革や業務効率化が進み営業職だけでなく、バックオフィス業務のDX化に取り組んでいる企業も多いでしょう。

バックオフィスをDX化をすればコスト削減や生産性向上だけでなく、働き方の選択肢が増え、退職防止にも繋がります。

また、従業員が働きやすくなる制度が増えると採用にもポジティブな影響があります。

ただ、DXの重要性を理解していても、何から取り組めば良いか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

今回はバックオフィス業務のDX化に関して紹介します。

メリットや取り組みやすい施策も紹介しますので、自社業務と照らし合わせてDX導入の参考にしてください。

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そもそもバックオフィスとは？

バックオフィスとはビジネス用語で、顧客やクライアントと直接対面しない間接的な業務や職種を指します。

またバックオフィスと真逆の性質をもつのがフロントオフィスです。

フロントオフィスは営業職やサポートセンター、コールセンターなどが分類され、顧客と直接対面し関わっていく部署です。

バックオフィスと呼ばれる以前は企業によって呼び方はさまざまで、管理部門や間接部門などと呼ばれていました。

バックオフィスは会社のあらゆる業務を管理し、スムーズに業務進行が出来るようにするための部署です。

バックオフィスを部署別で紹介

バックオフィスと呼ばれる部署には総務部、経理部・財務部、人事部、情報システム部、法務部などがあります。

これらの部署で働く社員は、会社のお金や資産などを管理しており、会社にとって重要な役割を担っています。

それぞれの部署について解説していきます。

総務部

総務部は企業によって具体的な業務内容は異なりますが、会社運営をスムーズにし社員が気持ちよく働ける環境を構築する役割があります。

例えば、備品の発注・管理、空調や清掃業者の手配、郵便物の管理や株主総会の運営なども業務に含まれるでしょう。

業務は幅広く流動的であるため、柔軟な対応力が求められますが、新しい知識が身につきやすい部署です。

経理部・財務部

経理部・財務部は会社のお金関係を管理する部署です。

経理部は伝票作成や帳簿管理など、会社で使用したお金を管理し経営判断に必要な資料作成までします。

伝票作成や帳簿管理がずさんだと、企業にとっても損失になりかねません。

財務部は経理が作成した資料をもとに銀行からの融資や投資など、資金調達を行い未来に使うお金を管理する部署です。

企業によっては1つの部署で会社のお金を管理している場合もありますが、会社の資金がなくならないようにするため、重要な部署です。

人事部

人事部は新卒やキャリア採用や管理をする部署です。

企業の最大の経営資源である人材を管理する人事部は、入社後の社員教育や人事評価なども担当します。

また人事異動にも関わり、業務を通じて社員がスキルアップし成長できるように整備することも大切な業務となるでしょう。

人の見る目を養いながら会社の生産性に大きな影響を与えるため、普段から社員を観察する必要があります。

情報システム部

情報システム部は社内の情報システムを管理する部署で、情報機器や社内ネットワークの管理から、不具合の問い合わせなどにも対応します。

バックオフィスDXを実現するためには、ITやDXなどの知識も必要ですが、今回紹介した部署がどのような業務をしているかを把握する必要があります。

そのためには普段から他部署とのコミュニケーションをとり、業務課題に対する認識を合わせておくことが大事になるでしょう。

情報システム部はバックオフィスDXの中心として活動する部署になり、DXやITツールの知識を常にインプットする必要があります。

ひとり情シスや兼任の情シスの場合は、アウトソーシングを活用してDX化を推進するのも良いでしょう。

以下の記事を参考にしてください。

【関連記事】ひとり情シスとは？3つの背景や問題点、おすすめの解決方法を解説

法務部

法務部は取引先との契約書作成や社内規定を整備する部署です。

売買契約書や業務委託契約書などさまざまな契約書の内容を確認し、問題ないことをチェックします。

例えば、トラブルが起こった際には契約書の内容を元にして判断することもあり、極めて重要な位置づけとなるでしょう。

最近ではコンプライアンス対応が重視されており、法的な知識を持った社員が担当するケースも多くなっています。

バックオフィスDXとは？

バックオフィスDXとは先述紹介した管理部門業務のデジタル化を実現し、業務効率化やコスト削減を目指すことを指します。

ITツールなどを導入するだけでなく、社員がITツールを使いこなし業務改善まで実現できることが最終的なゴールです。

例えばペーパーレス化や電子契約など、出社しなくても業務が完了でき時間短縮など効率化ができれば残業時間も減少するでしょう。

バックオフィス業務をデジタル化し新しい分野に挑戦できるかが、企業にとって大事になります。

バックオフィスDX化による3つのメリット

バックオフィスDX化はさまざまなメリットがあり、企業の働き方改革へとつながります。

DX化が進めば社員も働きやすくなり生産性が上がり、企業の売上にも影響するでしょう。

今回は多くのメリットがある中でも、特に重要な3つを紹介します。

• コスト削減し生産性が向上する
• 多様な働き方ができる
• 正確性が向上し属人化を防げる

順番に解説します。

コスト削減し生産性が向上する

バックオフィスDXのメリットの1つ目はコスト削減ができ、生産性が向上することです。

バックオフィス業務は日々のルーティン業務が多いため、ITツールを導入して時間を削減すれば、大きな人件費削減につながります。

また作成した資料の確認にはマンパワーが必要ですが、DXを導入して自動化やデジタル化をすればミス防止につながり、生産性が向上するでしょう。

残業時間の削減やコスト削減は数値化しやすいため、DXを導入した効果も実感しやすくなります。

多様な働き方ができる

多様な働き方ができるのもバックオフィスでDXを導入するメリットの1つです。

バックオフィス業務には契約書や申請書など、紙の資料を確認する業務が定期的に発生するため、出社が必要です。

DXを導入しペーパーレス化や電子契約に変更すれば、社員は在宅やテレワークといった働き方を選べます。

特にお子さんがいる方は子供の体調次第で出社できないケースもあり、急な在宅勤務ができるとありがたいです。

多様な働き方ができれば、離職防止効果や優秀な人の採用にもつながります。

正確性が向上し属人化を防げる

メリットの3つ目は仕事の正確性が向上し、属人化を防止できる点です。

バックオフィス業務では精算処理や勤怠チェックなど、1つのミスが大きな問題になる可能性のある業務も存在します。

DX化すれば正確性が高くなり、人的ミスなどケアレスミスの防止もできるでしょう。

また、担当者だけが知っている業務の進め方や詳細内容などの属人化を防止でき、担当者が突発的に休んだ場合や退職した場合にも柔軟に対応できます。

仕事の正確性が増して業務の属人化が防げれば、社内の空気も良くなり働きやすい環境構築につながります。

バックオフィスDX化を導入する際の進め方

バックオフィスDXの重要性は理解しているが、どうやって進めて良いか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

今回はバックオフィスDX化を導入する際の手順を紹介します。

次の3ステップを意識して導入を進めてください。

• ステップ①：業務の可視化と整理
• ステップ②：自社業務に合ったシステムの導入
• ステップ③：使いやすいようにカスタマイズする

順番に説明します。

ステップ①：業務の可視化と整理

初めに社内のバックオフィス業務に関して現状を把握し、業務内容を可視化する必要があります。

具体的な業務フローや作業時間などを把握すれば、どこに課題があるかを見つけやすくなるでしょう。

さらに業務内容を整理するのも大事です。

同じ業務でも担当者ごとに業務フローが異なるとDX化は難しくなるため、マニュアルを作成するなどして業務の標準化をしてください。

現状把握できれば課題も明確になり、改善もしやすくなります。

ステップ②：自社業務に合ったシステムの導入

業務を可視化したら自社業務にあったITシステムの導入を検討します。

自社で開発したりクラウドサービスを利用したりするなど、ITシステムの導入と言っても選択肢は無数にあります。

外注する際は自社の現状と課題をメーカーに伝え、システム導入後に可能なサービスを確認しながら選定する必要があります。

自社で選定が難しい場合は専門家に協力してもらい、自社に最適なシステムやサービスを導入しましょう。

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ステップ③：使いやすいようにカスタマイズする

ステップ②で導入した自社にあったシステムに合わせて、業務を変革していくと更に使い勝手がよくなります。

今までの業務の流れを、システムに合わせていく過程で、現場の意見や、新たに見えた課題を元に更に修正していきましょう。

また、より良くしていくためには社員が意見を出しやすい環境づくりも大切です。

DX化の目的は業務効率化ですが、社員が働きやすい環境を整えるのも大事な目的なので忘れないようにしましょう。

バックオフィスDX化に取り組むべき施策

バックオフィスDX化に取り組むべき施策を3つ紹介します。

どの業務からDX化すれば良いか悩んでいる方は、今回紹介する内容から取り掛かっても良いかもしれません。

施策①：ペーパーレス化・電子契約

施策の1つ目はペーパーレス化と電子契約です。

電子帳簿保存法により、電子データで受け取った帳簿書類は電子データのままで保存することが義務となりました。

これをきっかけに、ペーパーレス化を進めていく企業が増えています。

また、紙と印鑑で行っていた契約作業をクラウドで行う電子契約も主流になってきました。

それぞれ電子化すれば対面での書類確認や捺印をもらう作業が無くなり、作業効率は格段にアップします。

紙の書類をデジタル化すれば整理や管理も容易になり検索もしやすくなるため、いつでも活用できる状態を維持できます。

ペーパーレス化を導入すれば、時間や場所に捉われない働き方も可能になるでしょう。

DX化の中では比較的導入しやすい内容ですので、現状を把握した上でご検討ください。

参考：国税庁

施策②：RPAの導入

施策の2つ目はRPAを導入する方法です。

RPAとはパソコン上で行っていた日々の操作や業務を部分的、または完全に自動化することを指します。

例えばデータ入力や取引処理、カスタマーサービスの簡単な問い合わせ対応の記録なども自動化できるでしょう。

ルーチン作業で行っている業務をRPA化すれば、正確かつ早く業務を完了できるため、人的コストを削減可能です。

日々の業務を見直し、RPA可能な仕事は切り替えて行きましょう。

弊社アイクラフトでは、PyAutoGuiを使ったRPAの開発実績があります。

詳細が気になる方はお問い合わせくださいませ！

施策③：ITのアウトソーシングを活用する

施策の3つ目はITのアウトソーシングを活用する方法です。

先述しましたが、DX化をするためにはITツールを導入する必要があり、自社で開発したりシステムを導入したりするにはITの知識が必要です。

コア業務がある中でITの知識を身に付けDX導入を推進するには、負担が大きいと感じる方も多いでしょう。

そのため、DX推進の一部または全てをアウトソーシングを活用して導入するのも方法の1つです。

例えば情報システム部門の代行やシステム運用を委託するなど、委託範囲や内容は多岐にわたります。

DXについても社内の状況や業種によって取り入れるべき施策は様々です。

専門家の意見を参考にできるアウトソーシングは上手に活用していきましょう。

【関連記事】ITのアウトソーシングって？3つの魅力や導入手順・具体例を解説

バックオフィスDXとは？まとめ

今回は企業の管理部門に該当するバックオフィスのDX化に関して紹介しました。

DX化を推進できればコスト削減だけでなく、働き方にも選択肢が増え職場環境の改善につながります。

まずは自社のバックオフィス業務を可視化して、ITツールの選定から始めてください。

コア業務が忙しい方は、アウトソーシングを活用して負担を減らしましょう。

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