情シス兼務で懸念される5つの問題点ととるべき3つの具体的な対策

近年、働き方改革やDX推進に加え、在宅ワークの普及により、多くの企業で情シス部門の負担は増えてきました。

実際に中小企業を中心に人手不足やIT人材の枯渇から情シスを兼務している企業も少なくありません。

なぜなら情シスは専門的な知識や最新の情報を取得する必要があり、業務内容の把握が難しく重要視されないケースが多いからです。

この記事では、情シス兼務になる理由や抱える問題点と改善策を紹介します。

情シス担当者だけでなく経営層や総務人事なども情シス兼務の状況を理解できれば、情シスへの考え方も変わるでしょう。

結果、情シスの重要性を理解し、業務改善や社内のITリテラシー向上など情シスの負担軽減につながります。

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情シスが兼務になる原因とは？

パソコンやスマホ、ITツールなどシステムや情報機器の発達により、情シスは企業に欠かせない部署となりました。

ただ、業務が忙しかったり人手不足が原因で、情シスの専任担当者ではなく、別業務と兼務している方が担当しているケースも多いでしょう。

今回は情シスが兼務になっている大きな理由を2つ紹介します。

業務過多による担当者の離職

情シスが兼務になる理由の1つ目は、業務過多による担当者の離職です。

情シスを担当するためにはITやシステムに関する専門的な知識が必要になり、社内でも仕事を任せられる人材が少なく負担が大きくなりがちです。

そのため、専任が定着せずに離職につながるケースが多かったり、新しい人材を採用するにも競争が激しく、採用するまで時間がかかったりする場合があります。

情シスの人手不足を軽減するためには、企業全体のITリテラシーを向上させ、負担を軽減させる必要があるでしょう。

【関連記事】情シス業務の属人化が抱えるリスク３選！企業が取るべき対策とは？

経営層や企業全体の認識不足

情シスが兼務になる理由の2つ目は、経営層をはじめとする企業全体の情シスに対する認識不足です。

情シスは複雑かつ業務内容が多岐にわたるため、経営層でも現場の状況を把握出来ていないケースが多く対策がとられていません。

そのため、そもそも専任の情シス担当者が配置されていなかったり、たまたまパソコンやITスキルが高かった方に情シス業務を兼務してもらっているケースが散見されます。

情シス業務への理解が乏しいことが原因で、業務の優先順位も下がり、そこに対して予算やリソースをなかなか割かないため、悪循環が続いてることもあります。

経営者層だけでなく、企業全体でも情シス業務への理解が乏しく、問題が表面化していなければほったらかしになることも珍しくありません。

経営層を含め企業全体で情シスの重要性を理解する必要があるでしょう。

情シスの業務内容やリスクについては以下の記事を参考にしてください。

【関連記事】情シスが不要なのは本当？不要論が浮上した理由と今後必要な情シスを解説！

情シス担当者が人手不足になる3つの理由

情シスを兼務している理由の多くが情シス担当者の人手不足と言われています。

今回は人手不足になる主な3つの理由を紹介します。

• 情シスやIT人材の枯渇
• 情シスに対する経営層の理解不足
• 情シス担当者の業務負荷や孤独感による退職

順番に解説します。

情シスやIT人材の枯渇

人手不足になる理由の1つ目は、情シス担当者やIT人材の枯渇です。

情シス担当者はITやシステムの専門的な知識が必要になり、常に最新の情報や知識を修得しなければなりません。

さらに、DX推進の影響もありIT人材を必要としている企業が多く、報酬も高騰しているため新しい採用も難しい状況です。

求職者も好条件を求めて大手企業を希望する方が増えているため、中小企業では人手不足に陥りがちです。

情シスに対する経営層の理解不足

情シスに対する経営層の理解不足も人手不足になる理由の1つです。

先述しましたが情シスの業務は理解されない部分が多く、経営層でも現場の状況を把握しきれていません。

そのため、情シスの人員補充やシステム導入などの対策が遅れがちになるケースも多く、人手不足につながります。

意識的に経営層への情報共有をして、情シス部門の重要性を伝える必要があるでしょう。

情シス担当者の業務負荷や孤独感による退職

人手不足になる理由の3つ目は、情シス担当者の業務負荷や孤独感による退職率が高いことです。

情シスの業務はヘルプデスクや社内システムの構築・運用、機器管理まで多岐にわたります。

さらに、通常業務に加えてトラブル対応など突発的な仕事が起こりやすいため、プレッシャーを感じやすくなるでしょう。

また、専門的であるため他の部署とのコミュニケーションが不足し孤独感を感じてしまうかもしれません。

情シス担当者に長く働いてもらうためにも、普段からコミュニケーションを心がけましょう。

情シス兼務が抱える5つの問題点

情シスが兼務になる理由や人手不足になる原因に関して紹介しました。

ただ、対策しても人手不足はすぐに解消するわけではありません。

今回は情シスの兼務が抱える問題点を5つ紹介します。

1. 社内ヘルプデスクなどのサポートの遅れ
2. 本業との仕事のバランスがとれない
3. 知識や情報が共有されにくい
4. セキュリティの危険性
5. IT導入の遅れ

順番に解説します。

社内へルプデスクのサポートの遅れ

問題点の1つ目は社内ヘルプデスクのサポートが遅れる点です。

本業が忙しい場合は、システムトラブルのような社内ヘルプデスクの対応が疎かになりがちです。

例えばパソコンの故障やパスワードが分からないなどの問い合わせも、すぐに対応できなくなり仕事に支障が発生するでしょう。

そのため、事前に対応が遅れそうな際は社内周知したり、問い合わせがあったときに緊急性の程度を確認したりすると良いでしょう。

本業との仕事のバランスがとれない

本業とのバランスがとりづらい点も情シス兼務が抱える問題点の1つです。

本業が忙しい際は情シスの仕事が疎かになり、急ぎ対応が必要な情シス業務をしていると本業の仕事が進みません。

例えば、システムトラブル対応やネットワークトラブルなどは仕事に支障が出るため、本業を一旦止めて、至急対応する必要があります。

そのため、本業に支障が発生したり残業時間が増えたりする原因になります。

本業に支障がでれば会社の売上にも影響する可能性があるため、本業が忙しい時に代わりに頼める人や業者を確保しましょう。

知識や情報が共有されにくい

問題点の3つ目は知識や情報共有がされにくい点です。

情シスを兼任していると日々の仕事が忙しく、対応履歴やシステム導入の背景などが十分にまとまっていないケースもあります。

そのため担当者が異動や昇格で変更になった場合、十分に引継ぎがされずに知識や情報が共有されません。

例えば新入社員が入って来た際に部署ごとで特別な設定が必要な場合、設定し忘れの原因になりかねません。

必要な情報はマニュアルを作成したり、引継ぎフォルダにまとめたりしておきましょう。

例えば、アイクラフト株式会社では、Confluenceのような情報共有ツールや、社内Wikiツールを活用しており、Slackの有料プランなどを使って情報を保存できるようにし、社内情報を蓄積しています。

セキュリティの危険性

セキュリティの危険性が増えることも情シス兼務の問題点です。

兼務していると日々の業務が忙しく、セキュリティ対策までしっかり検討できない状況になりやすいでしょう。

そのため、情報漏洩や不正アクセスなど重大なセキュリティ事故が発生するリスクが高くなります。

サイバー攻撃を含む外部からの攻撃は年々技術が向上しているため、十分なセキュリティ対策が必要です。

IT導入の遅れ

問題点の5つ目はIT導入が遅れる点です。

企業に新しいシステムを導入するためには、情報収集から検討、経営層への報告、そして導入し運用といった流れになり時間がかかります。

そのため情シスを兼務していると、時間を確保することが難しくなり、IT導入の遅れにつながります。

例えば紙の電子化や在宅ワークなど、多くの会社が導入しているシステムへの取り組みも遅くなりがちです。

社員の働きやすい環境を構築する上でもIT導入を検討する時間は確保するようにしましょう。

情シスの負担を軽減させる対策

情シス兼務が抱える問題点を紹介しましたが、専任担当者をすぐに用意することは難しいと感じる方もいるでしょう。

なぜなら新しい人材を採用するにも時間やコストもかかり、企業にあった人材がすぐに見つかるとは限らないからです。

そのため今回は情シスの負担を軽減する対策を3つ紹介します。

• 社内のIT知識を向上させる
• ITツールを活用する
• 業務を切り分けアウトソーシングを活用する

順番に解説します。

社内のIT知識を向上させる

対策の1つ目は社内のIT知識を向上させることです。

パソコンやネットワークの不具合などよく起こりやすい対応に関して、社内サイトにFAQなどを設置し、問い合わせの前に確認してもらうようにしましょう。

また、各自で確認してほしい内容をまとめた「トラブルセルフチェック集」なども効果的でしょう。

例えばパソコンであれば再起動やケーブルの抜き差し、社内システムであればブラウザやWindowsのアップデートなどになります。

不具合が起こった際に情シスへ問い合わせる前に部署内でも聞き合える雰囲気になっていると、早期解決するケースもあります。

【関連記事】情シス必須のスキル！マニュアル作成の方法とおすすめツール3選

ITツールを活用する

対策の2つ目はITツールを活用することです。

DX推進により業務改善におけるITツール導入の検討は、多くの企業で実施されています。

兼任だとITツール選定の時間がない方も多いでしょう。

その際は専門家に相談し、社内の状況を踏まえた上で最適なツールを紹介してもらいましょう。

例えば書類の電子化やERPなどを導入すれば、部門間での情報共有がしやすくなり大幅な改善につながります。

自社にあったITツールを選択する必要があります。

【関連記事】企業が行うDX推進の目的とは？DX導入までの流れと事例を紹介！

業務を切り分けアウトソーシングを活用する

対策の3つ目はアウトソーシングの活用です。

まずは情シス兼務で負担となっている業務を明確にし、社内で対応することとしないことを切り分けてください。

例えば日々のトラブル対応やシステム管理・運用などはアウトソーシングできる内容と言えるでしょう。

情シスの一部でもアウトソーシングできれば、負担を軽減でき本業に集中できるため、生産性の向上が期待できます。

またITに関する悩みや相談もできるため、新しいシステム導入もしやすくなるでしょう。

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情シス兼務で懸念される5つの問題点ととるべき3つの具体的な対策：まとめ

今回は情シス兼務になる理由や兼務が抱える問題点と改善策を紹介しました。

専門的な知識や最新の情報取得が必要な情シスを兼務で行うには、日々の問い合わせ対応や情報共有が不足になりがちです。

ITツールやアウトソーシングを効果的に活用し、情シス業務を軽減させ本業に集中できる環境を構築してください。

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