情シスが抱えるPC管理業務を効率化する方法！【業務負担を軽減】

とも情シスが抱える業務は多岐にわたり、業務の負担を軽減したいと感じてる企業も多いでしょう。

特にPC管理に関しては重要だと分かっていても後回しにしがちな業務で、悩んでいる情シス担当者も多い状況です。

今回は情シスが抱えるPC管理業務の効率化に関して紹介します。

PC管理はセキュリティ対策やコンプライアンスの観点からも重要になるため、今後の管理の参考にしてください。

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情シスによるPC管理の目的と重要性

情シスは社内で使用するPCを管理するのも仕事です。

在宅ワークが増え、PCを自宅や外出先で利用するのが当たり前になってきて、今まで以上にPC管理の重要性が注目されています。

情報漏えいによる個人情報流出を防ぐためにも、PC管理はしっかり行いましょう。

PC管理する目的には以下の3つがあります。

• PCのセキュリティ対策
• コンプライアンス対策
• コスト削減

順番に解説します。

PCのセキュリティ対策

PC管理の目的の1つはPCのセキュリティ対策です。

近年サイバー攻撃が増えており、PCのセキュリティ対策をしていないと企業の情報を抜かれる被害を受ける可能性があるため注意が必要です。

特に導入したセキュリティソフトには利用期限があり、ライセンス切れで更新プログラムが適用されないと、ウイルスに対して脆弱になります。

また、在宅ワークや社外に持ちだした際に情報漏えいを防ぐ意味でも、PC管理はきちんとした方がよいでしょう。

PC管理を徹底すればセキュリティリスクを回避できます。

コンプライアンス対策

コンプライアンス対策もPC管理をする目的の1つです。

社員が利用するPCはOSのアップデートや各種ソフトのインストールなど、会社が決めたルールに沿って利用します。

ルールに沿っていない利用方法、例えば同じアカウントライセンスを複数人で利用するといった行為は契約違反となり、コンプライアンス上問題です。

PC管理してPCやソフトウエアを適切に利用し、コンプライアンスを遵守しましょう。

コスト削減

目的の3つ目はコスト削減です。

PC管理が出来ていないと、PCの台数やライセンスの数を把握できません。

必要台数以上のPCを購入してしまうケースや、過剰なライセンス契約など、管理していなければ過剰購入となる可能性が高くなります。
また、PCの保障期間もしっかり把握しておかないと無駄な修理費が発生することもあります。

会計上の観点からも、利用実態の情報を把握した上で計上することが義務付けされています。

そのためコスト管理の面でもPC管理はしっかり行いましょう。

情シスのPC管理の課題とは？

情シスのPC管理において、どのような課題があるでしょうか？

情シスや社員の人数にもよりますが、課題として「利用する機器が多岐にわたること」と「常に新しい知識の修得が必要になる」の2つが考えられます。

順に解説します。

さまざまな種類のIT機器やソフトウエアの管理

企業によってはPC以外にも携帯やタブレット、付随する機器などを社員1人1人に付与している会社も多いでしょう。

各端末によってインストールされているソフトウエアが異なる場合は、設定方法や不具合対応方法も管理する必要があります。

ひとり情シスや情シスを兼任している場合は、負担が集中してしまう可能性があるためご注意ください。

例えば、PC管理していないと退職者が貸与品をもって帰ったり、利用していないアカウントの費用を払ったりする場合があります。

PC管理すれば利用できるソフトウエアの制限や、貸与品の返し忘れ防止にもつながります。

【関連記事】ひとり情シスとは？3つの背景や問題点、おすすめの解決方法を解説

DXを含めた新しい知識の習得

環境の変化が著しい中、情シスではDXを含めた新しい知識を修得し、社内に提案するのも仕事です。

何年も同じセキュリティソフトやシステムを利用していると、社員や部署の増加に伴い使いづらさを感じる場合もあります。

その際は新しいシステム導入を検討する必要が出てくるでしょう。

ただ日々の業務で忙しいと知識の修得に割く時間がなく、結果使いづらいシステムを使い続けるようになってしまいます。

日々の業務内で効率化できる仕事から取り組み、業務の負担を減らして新しい知識を修得しましょう。

PC管理のライフサイクル別業務効率化の流れ

PC管理はライフサイクルと呼ばれる4つのサイクルに分かれます。

1つ1つのサイクルを見直し改善できればPC管理の負担も軽減でき、他の業務に集中できるでしょう。

4つのサイクルは「仕入れ」「導入方法」「運用・管理」「消去・廃棄」に分けられます。

今回はそれぞれの課題や改善策を解説します。

PC管理の業務効率化①：仕入れ

PCを仕入れる際、PCのスペックやメーカー、価格帯などがポイントになります。

企業によっては社員が使いやすいPCを自由に選定できる場合もありますが、利便性と引き換えに情シスの負担は増大します。

窓口が複数になると修理やトラブル対応にも影響する可能性もあるので、PCメーカーは1〜2に絞った方が管理しやすくなります。

PC選定に時間がかかるようであれば、ベンダーを利用してPCを仕入れるのも方法の1つでしょう。

またPCの仕入れには購入、リース、レンタルの3つの方法があり、それぞれメリットデメリットがあるため、整理して適した方法を選んでください。

PC管理の業務効率化②：導入方法

PCを仕入れたら社員がすぐに使える様にキッティングをする必要があります。

キッティングの内容はネットワークの設定や各種アプリケーションのインストールなど多岐に渡ります。

またActiveDirectoryや各種システムへの登録も必要になり、情シスへの負担は大きくなるでしょう。

対策としてキッティングマニュアルを作成したり、アウトソーシングを活用したりするのが有効です。

特に新入社員や異動でキッティング台数が増える場合はアウトソーシングを活用しても良いかもしれません。

PC管理の業務効率化③：運用・管理

情シスの日々の業務で大きな割合を占めるのがPCの運用・管理です。

不具合対応や故障時の問い合わせはいつ発生するか分からず、内容も様々です。

類似の問い合せ内容であれば、過去の経験から比較的スムーズに対応できますが、初めての事象では原因の切り分けからするため時間がかかる場合もあるでしょう。

対策として問い合わせや不具合対応であれば、対応履歴を作成し過去の対応方法をすぐに確認できる様にすれば時間短縮できます。

またよくある問い合わせ集を作成して社内ポータルにのせておけば、情シスへの問い合わせを減らせる可能性があります。

修理が必要な際には素早くメーカーに修理依頼ができるように、連絡先や修理までのフローをまとめておくと良いでしょう。

修理対応のマニュアルを作成し社員で対応できるようにすれば、情シスの負担を減らせます。

ただ、ひとり情シスでマニュアル作成にも手が回らない際は、アウトソーシングを活用してPC管理する方法もあります。

【関連記事】ITのアウトソーシングって？3つの魅力や導入手順・具体例を解説

PC管理の業務効率化④：消去・廃棄

最後はPCの消去・廃棄ですが、安易に考えてはいけません。

廃棄業者の不正により消去・廃棄したはずのPCやサーバから、個人情報が流出した事件も発生しています。

そのため、PCの廃棄・消去を業者に依頼する際は慎重にしてください。

PCのデータを廃棄する一般的な方法は以下の3つです。

• 物理的に破壊する
• 磁気により消去する
• ソフトウエアやOSの機能を利用する

どの方法で廃棄するかは社内で検討し、データを消去したPCは廃棄処理をします。

業者に依頼する際は廃棄されたことを書面で残したり、信頼できる廃棄業者を選ぶようにしたりしましょう。

また、消去・廃棄に関してはPCの仕入れ方法（購入・リース・レンタル）で異なるためご注意ください。

情シスが抱えるPC管理の負担を軽減する方法

情シスのPC管理の負担を軽減する方法を3つ紹介します。

• 管理項目を明確にする
• IT管理ツールを導入する
• アウトソーシングを利用する

順番に解説します。

PCの管理項目を明確にする

PC管理の負担を軽減するためには、管理項目を明確にしてください。

PCをはじめとしたIT機器を管理する際に不要な項目まで確認していると、作業が大変です。

管理項目と以下の項目は必ず管理しましょう。

• 購入日
• メーカー
• 機種
• 型番
• 製造番号／シリアル番号
• 使用者
• 加入している保守など
• 対応履歴

またPC以外のIT機器やソフトウエアも管理した方が良いでしょう。

マウスやUSBメモリーなどは貸出記録や在庫数、ソフトウエアはライセンス数や期限など、一目見てわかり易い様に管理してください。

IT管理ツールを導入する

IT管理ツールを活用してPC管理するのも負担を減らす方法です。

エクセルやスプレットシートで管理する際は手入力で更新するため、管理対象が増えると自然に業務量も増加します。

IT資産管理ツールを導入すれば効率的に管理でき、業務負担を減らせるでしょう。

IT資産管理ツールを導入する際は、「台帳管理機能」や「インベントリ収集機能」など必要な機能が搭載されているか確認してください。

ただ、ネットワークに接続していない端末は管理できないため、別途管理が必要になります。

アウトソーシングを利用する

PCの仕入れから廃棄までアウトソーシングを活用するのも良いでしょう。

PC管理をアウトソーシングできれば、社員の業務負担が軽減できるだけでなく、プロからのアドバイスももらえます。

また、不具合対応の問い合わせも任せられますのでひとり情シスや情シスを兼任している際には、他の業務に集中できます。

その他テレワークのセキュリティ対策やキッティングなども依頼できるため、社内の管理体制を大幅に改善できます。

 

情シスが抱えるPC管理業務を効率化する方法！まとめ

今回は情シスのPC管理に関して紹介しました。

セキュリティ対策やコンプライアンス対策からも、社内のPC管理はしっかりとする必要があります。

PC管理のライフサイクルを意識して、改善できる所から取り組んで行きましょう。

ただひとり情シスでPC管理に時間が割けない場合は、アウトソーシングを活用してください。

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