情シス業務の属人化が抱えるリスク３選！企業が取るべき対策とは？
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2023.02.26
情報システム部門（情シス）には人的リソースを投入していない企業が多く、担当者が1人になるケースが少なくありません。
情シス業務が属人化することで、リスクが発生するのか気になる人も多いのではないでしょうか。
「情シス業務の属人化が抱えるリスクは？」
「情シスの属人化を解消するメリットは？」
「企業が取るべき対策とは？」
情シスの属人化に関するこれらの疑問について解消していきます。
本記事では、『情シス業務の属人化が抱えるリスク』について取り上げつつ、企業が取るべき対策まで解説していくのでぜひ参考にしてください。
目次
情シス業務が属人化しやすい理由
情シス業務が属人化しやすい理由には以下の2つが挙げられます。
- 業務の専門性が高いから
- 情シスに人員を割けないから
それぞれについて深掘りしていくので、確認していきましょう。
情シス業務の専門性が高いから
情シスは以下に挙げるような知識を必要としており、業務内容の専門性が高いことが属人化しやすい理由です。
- PCハードウエアの知識
- OSやネットワーク関連の知識
- アプリケーションの知識
- システム保守に関する知識
- セキュリティに関する知識
上記のようなノウハウを持つ社員が他の社員に教育するにしても、一朝一夕でできることではありません。
教育や情報共有する時間も確保できず、マニュアルを残さないことが多いという点が、属人化しやすい原因となっています。
さらに、トラブル発生時は早急に復旧してなるべく業務に支障が出ないようにする必要があり、専門知識がある社員でなければ対応できないことも。
臨機応変に対応していくスキルも含め、情シスの専門性は誰でも持ち合わせているものではないのです。
情シスに人員を割けないから
情シス部門は「コスト」だと捉えられがちで、且つ利益が直接発生しない部署のため、人員を最小限に抑えてしまう傾向があります。
とくに中小企業においては人的リソースを他部門に優先的に配置し、情シスは後回しにされることが多いです。
予算の問題もありますが、経営陣の情シスに対する理解不足も考えられます。
情シスは主要部門ではないものの、企業活動を円滑に行うために重要な役割を担っているのです。
そういった理解不足が原因で情シスが属人化してしまうことも往々にしてあります。
今後企業においては、ITをうまく活用していかなければ乗り遅れるといっても過言ではない時代です。
そのため、情シス部門の位置づけを今一度考え直す必要があるでしょう。
【関連記事】情シスが不要なのは本当？不要論が浮上した理由と今後必要な情シスを解説！
情シス業務の属人化が抱えるリスク3選
情シス業務の属人化が抱えるリスク3選として、以下を取り上げます。
- 業務改善が困難に
- 情シス担当者の異動や退職のリスク
- ITの戦略が進まない
1つずつ解説していくので、ぜひ参考にしてください。
業務改善が困難に
情シス業務が属人化すると、業務改善が困難になる傾向があります。
そもそも1人で業務を行っているため、第三者が客観的に改善点を見出すことができません。
また情シス担当者は日々の業務に追われており、改善する時間も余裕もないことがほとんど。
効率よく働けるような仕組みを作れば情シス担当者の負担も減らせますが、そこまでに至っていないことのほうが多いのです。
ですが少しでも業務改善するために、まずは現在の情シスの業務内容について書き出してみることをおすすめします。
その上で、優先順位を決めたり不要な業務をなくしたりしてみるといいでしょう。
情シス担当者の異動や退職のリスク
情シスが属人化すると、担当者の異動や退職で人的リソースが確保できなくなるというリスクが生まれます。
専門性が高いことから、後任者として誰でも務まるわけではないのです。
情シス部門は、社内システムの保守やヘルプデスクなど、業務内容に関する知識を求められます。
専門知識を持った社員を育てるのも時間がかかるうえに、仮に新たに採用しても即戦力になるとは限りません。
情シス部門が不在のままでは、システムトラブルなどが起こってしまうと業務全体が滞る可能性が大きくなります。
そのため、情シスが属人化することは企業にとって非常にリスクが高いのです。
【関連記事】ひとり情シスとは？3つの背景や問題点、おすすめの解決方法を解説
ITの戦略が進まない
情シスの属人化により、ITの戦略が進まないことも企業にとってリスクです。
政府も推進しているDX（デジタル・トランスフォーメーション）は、企業の生き残りに欠かせないものになっています。
ですが、情シス担当者が1人だとITの変革を起こすのは非常にむずかしいでしょう。
時代が進むにつれ、ITも日々進化しています。
企業内のシステムも常に最新のITを導入し、より効率的に業務を遂行する必要があるにもかかわらず、情シスが属人化しているとIT戦略が進まないのです。
日常業務で手いっぱいになり、そこまでカバーできないことが理由に挙げられます。
企業の生産性を上げるためにも、IT戦略を進める体制を整える必要があるでしょう。
情シスの属人化を解消するメリットとは？
情シスの属人化を解消するメリットとして、以下の3つを挙げていきます。
- 業務の改善が期待される
- ノウハウが蓄積される
- 業務への対応スピードが高まる
ここからは、上記についてそれぞれ詳しく解説します。
業務の改善が期待される
情シスの属人化を解消すると、業務改善が期待できます。
複数の社員で業務を進めることで、全体を客観視できる機会が増えて改善点が見つけやすくなるのです。
1人ですべての業務を行っていたときとは違い、仕事に対して心の余裕も生まれます。
情シスにおいては、組織をいかに効率化し生産性を上げるかが重要な役割でもあります。
情シスの属人化を解消することで、本来情シス部門が担うべき生産性向上にリソースを割けられるようになるのです。
そのため、情シス担当者の負担を分散し、業務改善が進められるよう環境整備を行うといいでしょう。
ノウハウが蓄積される
情シス部門に複数の担当者を配置することで、さまざまな知識やノウハウを会社に残すことができます。
一人ひとりのノウハウを集め、マニュアル化すると、他の社員と共有できるため緊急時でも他部門が対応可能になるのです。
属人化している状態では、担当者独自のやり方で業務を進めてしまいがちになり、誰も内容を把握できません。
ノウハウを蓄積し、場合によっては改善を加えながらアップデートしていくと、時代に合った内容になっていくでしょう。
担当者不在の際や後任を育てるときにもノウハウが役に立つため、早急に属人化を解消することが求められます。
業務への対応スピードが高まる
情シスの属人化を解消すると、業務への対応スピードが高まる点もメリットです。
すべての業務を1人でこなしている間は、どうしても対応スピードに遅れが出ることがあるはずです。
緊急性の高い案件から対応していると、後回しになる業務も出てくるでしょう。
場合によっては、その日のうちに取り組めない業務もありますよね。
そうなると次の日に持ち越すことになり、さらに業務が積み重なって仕事がさばけなくなるという事態にもなり得ます。
それが複数人で対応することにより、業務分担ができるため対応スピードが高まるのです。
余裕を持って対応できることから、ミスやトラブルが起きる頻度も減少するでしょう。
情シスの属人化廃止に向けて企業が取るべき対策
情シスの属人化廃止に向けて企業が取るべき対策は、以下の3つが挙げられます。
- 情シス業務の棚卸をする
- 作業を自動化するツールの導入
- 情シス業務をアウトソーシングする
これから情シスにリソースを投入しようと考えている企業の人は、ぜひ参考にしてください。
情シス業務の棚卸をする
まずは情シス業務の棚卸を行い、情シス部門で請け負っている業務内容を洗い出すところから始めましょう。
その上で本当に必要な業務や改善点を見出し、情シス部門に投入する人的リソースを決めるのです。
情シスが属人化している状態では、1人でこなせる範囲で請け負っているため必要な業務が抜けていることも考えられます。
また使用しているシステムについても、コストを抑えつつ最新のものに変えられないかを見直す必要があります。
定期的な棚卸を行うことで、作業効率改善のヒントが見つかるので手間ですが、しっかり行いましょう。
作業を自動化するツールの導入
情シスの属人化を廃止し、作業を自動化するツールを導入するのも1つのアイデアです。
たとえば企業が持つPCやソフトウェアなどのIT資産を管理するツールを使うと、以下の内容を自動で管理できます。
- 社内のIT機器
- OSやソフトウェアの情報
- アクセスログ
- ファイル操作
また、Googleドライブなどのストレージサービスを利用したり、社員が簡単なトラブルを自ら解決できるFAQシステムを導入したりするのもいいでしょう。
このように、必ずしも人が対応しなくても解決できることは、ツールを導入すると作業を効率化できるため有効活用してください。
情シス業務をアウトソーシングする
情シス業務をアウトソーシングすることも、属人化回避に向けておすすめの対策です。
アウトソーシングすることで、専門的な知識を持ったスタッフが常時対応してくれるため、さまざまな問題が早期解決できます。
業務の属人化を解消するだけでなく、より効率的に業務を進められるので、アウトソーシングは生産性向上にも有効です。
アイクラフト株式会社では、サーバの運用保守や技術者を現地に派遣して対応したりと、ITに関することであれば様々なサポートが可能です。
トラブルの際も迅速に対応し、被害を最小限にとどめます。
また、情シス業務をアウトソーシングすることで社内の人的リソースを他の業務にあてることも可能です。
業務効率化に向けて、一度ご相談ください。
アウトソーシングについて解説した記事もございますので一度確認ください。
【関連記事】ITのアウトソーシングって？3つの魅力や導入手順・具体例を解説
情シス業務の属人化が抱えるリスク：まとめ
今回は、『情シス業務の属人化が抱えるリスク』について取り上げてきました。
情シス業務が属人化しやすい理由は、以下のとおりです。
- 業務の専門性が高いから
- 情シスに人員を割けないから
しかし、情シスが属人化するとさまざまなリスクがあるため、企業は解消に向けて動いたほうがいいでしょう。
情シスの属人化を解消するメリットも考慮し、回避するために以下を実施することを検討してください。
- 情シス業務の棚卸をする
- 作業を自動化するツールの導入
- 情シス業務をアウトソーシングする
情シスの属人化を回避し、業務を効率化しつつ生産性を上げていきましょう。
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