テレワーク導入で生産性を落とさないためにできることは？

感染症の対策がきっかけとなり、テレワークの導入が加速しました。

ですが、最新の調査ではテレワークでの作業は生産性が落ちているという声が上がっています。

本記事では、最新の情報を元に、その実態と対策について解説します。

アイクラフトでは、生産性の向上を視野にいれたテレワークの導入支援を行っています。

テレワークについて何かご不明な点や、お悩みがあればぜひお問い合わせください。

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企業のテレワーク導入の割合と目的

コロナ禍の影響で、数多くの企業がテレワークへの移行を迫られました。

しかしながら、この危機的状況以前から、国策としてテレワークの推進が進められていました。

経営視点で考えると、企業がテレワークを導入する際、どのようなビジネス上のメリットが期待されているのでしょうか。

本章では令和4年の総務省の調査を元に、目的と期待されていたメリットについて解説します。

テレワーク導入目的は生産性向上や勤務者の環境改善が主

令和4年のテレワークを導入した目的に関しての調査では、感染症による影響や非常事態を想定した導入理由を除くと、下記のように勤務者の「環境改善」や「生産性向上」が主な目的でした。

引用：総務省「通信利用動向調査報告書」

数値と具体的な目的は以下の通りです。

• 勤務者の移動時間の短縮・混雑回避：30.3%
• 勤務者のワークライフバランスの向上：28.8%
• 業務の効率性（生産性）の向上：26.3％

コロナにより導入を余儀なくされた企業も多いのですが、社員のワークライフバランスの改善や生産性向上など、目的としていたことが分かります。

半数以上の企業がテレワークを導入済み

令和4年の調査では51.7%の企業がテレワークを導入していると回答しています。

しかし、導入予定がない企業も44.7％ありました。

テレワーク導入後、生産性はどう変わったか？

既に記述の通り、企業がテレワークを採用する主な狙いは、労働生産性を高めることにあります。

では、テレワークの導入により労働生産性にはどのような影響があったのでしょうか。

内閣府が公表した「第6回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査（2023年4月19日）」からみえてきた生産性の変化と、その減少要因を解説していきます。

テレワークによる労働生産性の変化は？

2023年3月の調査では、以下のような回答となりました。

• 59.9％が概ね変化なし
• 25.5％がやや増加〜大幅に増加
• 14.6％が大幅に減少〜やや減少

6割の方が概ね変化なしと回答しています。

多くの業種において、生産性の改善効果は限定的であったことが分かります。

次章にて、テレワークにおいて労働生産性が減少、変化がなかった要因を深掘りしていきます。

以下にアイクラフトでのテレワーク用に設定をおこなった事例を紹介しています。

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テレワークを導入しても生産性に変化がない、減少してしまう原因

テレワークにおいて、労働生産性が減少、もしくは変化が起こらない理由として、「対人コミュニケーション」と「環境」の2つに分類することができます。

以下4つを解説していきます。

社内・社外のコミュニケーションが取りにくい

1つ目は対人コミュニケーションに分類される要因です。

テレワークの環境下では、オフィス内のように即座の質問や相談が難しく、情報の伝達不足などが起こりやすくなります。

上記のような情報の格差を防ぐためには、コミュニケーションの取り組みを強化し、リモートでも効率的に情報共有ができる環境を構築することが求められます。

管理職の目線では、定期的な1対1のミーティングを行い、部下の成長や目標達成をサポートするだけでなく、テレワーク特有の課題や悩みを解決し、彼らの不安やストレスを軽減する必要があります。

コミュニケーションの活性化を目指し、リモートでも参加可能なWeb会議システムの導入は効果的です。

経営目線で重要なのは、オフィスでのコミュニケーションと同等の品質をテレワーク環境でも確保することです。

そのため、適切なICTツールを選択し、外部の関係者も参加しやすく、使いやすいWeb会議システムの導入を検討することをおすすめします。

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社外からのICTの利用が難しい

2つ目は「環境」に分類される要因です。

テレワークの実施に伴い、社外からの社内データへのアクセスが増加しますが、これは情報の漏洩リスクを増大させる要因となります。

モバイルデバイスの紛失や不正アクセス、マルウェアの存在など、多岐にわたるセキュリティ上の課題が存在します。

過度なセキュリティ強化は利便性を損なうリスクもあり、バランスの取れた対策が求められますが、非常に困難です。

解決策として、仮想デスクトップの導入があげられます。

データはセキュアで管理されたネットワーク内にデータが保存され端末の障害が発生してもデータへの影響を防ぐことができます。

また、場所やデバイスに縛られず、一元的な管理やバックアップが可能となります。

社員がデータをローカルに保存することは、情報漏洩のリスクを増大させます。

特に外出頻度の高い営業スタッフなどは、デバイスの紛失リスクが考えられます。

仮想デスクトップは、このようなリスクを軽減しつつ、ローカル環境と同等の操作感を維持し、高度なセキュリティが確保できます。

しかしながら、テレワークに適した機器の導入やネットワークの最適化は、経営者にとっても、従業員にとっても大きな課題となります。

テレワークの推進に伴い、テレワーク手当の提供など、適切なサポート策を検討することが経営者として求められます。

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紙面での手続きや押印のために出社の必要がある

こちらも「環境」に分類される項目です。

テレワークの効率化において、紙ベースの業務は大きな障壁となっています。

例えば、契約書や注文書が紙で送られてくる場合、物理的な書類の取り扱いが必要となり、担当者や関連部署の出社が必ず必要になります。

この問題を解決するための策として、取引先や顧客に対して電子データでの書類のやり取りを推奨することが考えられます。

全ての取引先が即座に電子データへの移行を受け入れることは難しいですが、コロナ禍をきっかけに、電子化への理解が進んできています。

ペーパーレス化を進める際、データの所在や管理が不透明になると、業務効率が低下するリスクがあります。

この問題を解消するためには、文書管理システムやオンラインストレージの導入が有効です。

これらのシステムは、文書の自動分類や集中管理を可能にし、検索性を向上させます。

さらに、アクセス権限の設定により、データのセキュリティを確保しつつ、必要な情報に迅速にアクセスすることができます。

経営者層は、これらのシステムの導入と適切な運用が、テレワークの効率化と情報セキュリティの確保に繋がることを理解しましょう。

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労働時間のコントロールが難しい

内閣府の調査によると、テレワークにおいて生活と業務の境界が不明瞭になり、過度な労働を引き起こす社員が存在することが明らかとなりました。（2023年3月で16.3％）

この問題を解消するためには、労働時間を客観的に把握し、明確なルールを設定することが不可欠です。

具体的には、夜間に受信した業務メールへの対応時間や、勤務時間外の業務活動に関するガイドラインを明確にすることが求められます。

例えば、上司からの夜間のメールに対しては、翌日の対応を許容するなどのルールを設けることで、社員の過労を防ぐことができます。

さらに、パソコンの使用状況をログ管理システムで監視することで、各社員の労働実態を正確に把握することが可能となります。

このような取り組みは、テレワークを先進的に実施している企業では積極的に採用されています。

経営者層としては、これらの施策の導入と徹底が、社員の健康と生産性の維持に繋がることを認識する必要があります。

企業がテレワークで生産性を低下させないための施策

企業がテレワークを導入した際に、生産性を低下させず、効率よく進めるための施策を紹介します。

ICTツールの導入

既述の通り、ICTツールの導入はテレワークでの生産性向上に大きく寄与します。

代表的なICTツールとしては「Slack」「Chatwork」「Teams」などが有名です。

テレワークを進めていく場合は、必要不可欠となっているツールですが、様々な種類があるため悩んでしまう方も少なくありません。

もし不明点や、相談したことなどがあればお気軽に以下の問い合わせより連絡してください。

ITの専門家があなたの疑問にお答えします。

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テレワークに関する就業規則の整備

テレワークにおける就業規則の確立は、生産性の向上に直結します。

業務の進行や労働時間の管理を円滑にするためには、就業時間や進捗に関する明確な取り決めが必要です。

加えて、ログ管理システムを利用してパソコンの使用状況を監視することで、各社員の労働状況を正確に把握することができます。

これにより、従業員の働きやすさを向上させることも期待できます。

適切なシステムの導入により、規則の遵守と環境の構築を進めていきましょう。

まとめ

テレワークは約半数の企業が導入していますが、導入した企業の中には生産性向上を実感できなかった、もしくは生産性が低下したと感じているケースがあります。

テレワークでの生産性低下を防止するためには下記2点の施策が有効です。

• ICTツールの導入を行い、コミュニケーションの機会を増やす
• テレワークに関する就業規則の整備とログ管理システムの導入
• 管理者とリモートワークしている従業員との接点を増やす

しかし、ICTツールの導入やテレワークにおける勤怠・進捗管理システムは数多く存在しており、導入が不安な場合もあるでしょう。

ツールやシステムの選択・導入方法に不安がある場合は、ぜひアイクラフトへご相談ください。

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