【必見】社内ヘルプデスクを劇的に向上させる！情シスのための最強ITツール5選

多くの企業では業務効率化を含めた働き方改革が進み、新しいシステム導入の検討が必要になっています。

ただ、情シスがヘルプデスク業務過多になっていると、新しいシステムの検討ができずに導入が遅れてしまうケースも少なくありません。

今回は情シスがヘルプデスク業務過多によって発生する問題点と解決策、さらにおすすめのITツールを5つ紹介します。

課題を明確にし、機能性や費用面を考慮して自社にあったシステムを選定する際の参考にしてください。

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情シスのヘルプデスク業務過多による3つの問題点

DXやIT化が急速に進み、企業にとって情シスの存在はより重要な部署になっています。

情シスの仕事内容はヘルプデスクやIT機器管理、システムの開発・管理など多岐にわたりますが社内の理解度は高くありません。

その中でもヘルプデスクの割合は高く、重要であるシステムの導入・検討への時間を確保できない状況です。

今回は情シスのヘルプデスク業務過多における問題点を3つ紹介します。

1. 日々のヘルプデスク業務に追われる
2. 情シスのコア業務に集中できない
3. 評価されにくく、休暇もとりづらい

順番に解説します。

問題点①：日々のヘルプデスク業務に追われる

問題点の1つ目は日々のヘルプデスク業務が多い点です。

社内のITリテラシー度合にもよりますが、少し調べれば分かる内容でも情シスに聞けば解決するという認識が強いと、問い合わせが多くなりがちです。

そのため日々対応に追われてしまい、モチベーションの低下につながりかねません。

普段からFAQやマニュアルを自社のコーポレートサイトに公開し、ある程度社員でも不具合を解決できる体勢作りが必要です。

日々の業務がヘルプデスク業務だけで終わらないように工夫する必要があります。

【関連記事】情シス兼務で懸念される5つの問題点ととるべき3つの具体的な対策

問題点②：情シスのコア業務に集中できない

情シスのコア業務に集中できない点も問題点の1つです。

情シスはIT戦略やセキュリティ対策、インフラ改善企画など企業が社会の変化に対応できるような環境作りが主な仕事です。

またIT戦略やインフラ改善企画などは企画から検証し、導入から運用までかなりの時間と労力が必要になるでしょう。

そのため、ヘルプデスクが頻繁に発生すると重要な仕事に集中できず、環境の変化への対応が遅れかねません。

コア業務に集中するためにもヘルプデスクを軽減させる工夫が必要です。

問題点③：評価されにくい

3つ目の問題点は、ヘルプデスクの業務過多により評価されにくくなる点です。

そもそも情シスの仕事は社内でも理解されづらく、数字で判断できなかったり具体的な成果が出るまでに時間がかかったりします。

ヘルプデスク業務が多くなると、先ほど解説したコア業務に専念できないため、情シス担当者の評価を判断しにくいケースがあります。

結果、経営層や社内で評価しにくくなり、担当者のモチベーションの低下に繋がる可能性もあります。

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情シスのヘルプデスク業務過多を防ぐ解決策

ヘルプデスク業務過多になると多くの問題が発生し、コア業務に支障が出かねません。

そのため、ヘルプデスク業務過多を減少させる必要があります。

今回はヘルプデスク業務過多を防ぐ解決策を3つ紹介します。

1. 社内のITリテラシーを向上させる
2. ITツールを導入する
3. アウトソーシングを活用する

順番に解説するため、取り組み易い内容から初めてください。

解決策①：社内のITリテラシーを向上させる

解決策の1つ目は社内のITリテラシーを向上させる方法です。

社内のITリテラシーが高まれば情シスへの問い合わせも少なくなり、コア業務へ集中できる環境が作れます。

例えば、社内ポータルサイトによくあるFAQやマニュアルをまとめたり、定期的に情シス関連の情報発信をしたりすると良いでしょう。

また、勉強会を開催してシステムの使い方をレクチャーすれば、社内での利用頻度も高まり新しい利用方法の発見にもつながります。

普段の仕事量を考慮しつつ始めてみましょう。

解決策②：ITツールを導入する

ITツールを導入するのもヘルプデスク業務過多の軽減につながりますが、導入するためには現状の課題を明確にしなければなりません。

なぜなら、ITツールは性能や目的・操作性が異なるため、導入後に社内全体に浸透しないとシステムを導入した目的を達成できないからです。

そのため、自社の課題を明確にして、課題解決にあった機能を備えたツールを選択するようにしてください。

解決策③：アウトソーシングを活用する

解決策の3つ目はアウトソーシングを活用する方法です。

情シスの全てあるいは一部をアウトソーシングできれば、情シス担当者のヘルプデスク業務過多も軽減できます。

また、ヘルプデスクだけでなく、仕事の属人化を防いだり、専門知識が必要な分野の相談をしたりできるため、システム導入もしやすくなるでしょう。

アウトソーシングを活用すれば、情シス担当者はコア業務に集中でき会社の環境改善にもつながります。

以下に弊社が提供しているサービスページを紹介してます。ぜひご覧ください。

アイクラフトのITサポートサービス：iSTAFF

情シスにおすすめのITツールと活用例

情シス担当者の中にはITツールを検討したいが、様々なシステムの中から何を導入すれば良いか悩んでいる方も多いでしょう。

今回はおすすめのITツールを5つ紹介します。

1. ServiceNow
2. Trello
3. ChatGPT
4. Python
5. LibreBOX

順番に解説します。

ITツール①：ServiceNow

ServiceNowは弊社、アイクラフト株式会社で構築経験があるサービスの1つで、人・プロセス・システムをつなぐクラウドプラットフォームです。

IT関係や従業員などのワークフローを自動化でき、業務効率化や標準化がはかれるため、情シス業務の軽減にもつながります。

弊社ではServiceNowを活用した様々な事例があり、その中でも好評なのがHRサービスデリバリー(HR service delivery)の導入です。

HRサービスデリバリーとは従業員や組織に提供するサービスやプロセスの実施などの管理方法を簡略化し人事部や総務部の社内作業効率化を目指す施策です。

上記には採用、研修、評価、報酬、福利厚生など、従業員のライフサイクル全般に関わるさまざまな業務が含まれます。

それらの改善、横断的な情報連携や統制を行い、機能の再構築などの開発を実施しServiceNow中心のシステム化を実現しました。

他にも、営業活動を支援するためにITの内製化を実施し仕事を7割削減できたり、数週間かかっていた申請を数分に短縮した事例もあります。

850種類以上の外部システムと連携できるため、データ連携にかかる費用やコストを削減することができます。

参考：servicenow

ITツール②：Trello

2つ目はTrelloです。

Trelloは生産性向上のためのシステムであり、無料で多機能が使用可能なため部内での進捗管理にも役立ちます。

例えば社内の情報共有として利用し、よくある問い合わせをまとめたり、簡易設定マニュアルを用意したりすることで、情シスへの問い合わせを減らせるでしょう。

チェックリストや期限も設定できるため、部内共有のタスク管理としても利用できます。

参考：Trello

ITツール③：ChatGPT

ChatGPTもおすすめITツールの1つです。

ChatGPTとはOpenAIによって開発された大規模な自然言語処理モデルの1つで、昨今注目されているシステムです。

無料と有料版があり、メール作成に利用できるため、セミナーの案内周知や定期的な社内周知にも使用できるでしょう。

また社内SEがいなくても簡単なプログラミングを書く際に書き方を聞いたり、Excelの関数設定方法などを確認したりできます。

これからさらに精度が上がり、より多くの内容を相談できるようになるでしょう。

参考：ChatGPT

ITツール④：Python

プログラミングを使用して単純作業の効率化を検討している企業も多く、PythonやC言語、Javaといったものが人気が高い言語になります。

その中でもPythonは初心者でも学びやすく汎用性も高いため、エンジニアはもちろん、エンジニア以外でも始め易い言語です。

社内のルーティンをプログラミング化すれば、大幅な改善になると共に関連する問い合わせも減少するでしょう。

また、chatGPTを利用すれば不明点も解決できる可能性が高くなり、難しい操作でもプログラミングを組んで簡易化し、時間短縮できます。

プログラミングの未経験者でも無料の講習などを受けることで、ある程度理解できる内容のため、試してみても良いでしょう。

ITツール⑤：LibreBOX

アイクラフト株式会社ではLibreBOXという自社オリジナルのストレージサービスを展開しています。

LibreBOXは大容量データを共有し、やりとりができるサービスで、大量のデータが保存・保管可能であり、自動的に同期されるためバックアップに最適という特徴があります。

また、電子メールでファイルを送る際に、ファイル付メールと解凍パスワードの2通メールを送っていた場合、LibreBOXは解決策となるでしょう。

さらに、LibreOfficeをベースとしたやCollabora Onlineと組み合わせれば、WEBブラウザ上で閲覧・編集・共有できるためofficeソフトのインストールは不要です。

新規PC設定時の時間短縮やソフトの費用削減につながるでしょう。

参考：LibreOfficeサポート

まとめ：社内ヘルプデスクを劇的に向上させる！情シスのための最強ITツール5選

今回は情シスがヘルプデスク業務過多になる原因と問題点、役立つおすすめITツールを5つ紹介しました。

情シス業務は多岐に渡り、仕事内容が分かりにくいため評価されないこともあります。

そのため、社内リテラシーの向上やシステムの導入、アウトソーシングを活用して負担を減らす対策が必要です。

「ITツールを導入したいけど手が回らない」

「なにから手をつけて良いかわからない」

上記のお悩みがございましたらアイクラフト株式会社へご連絡ください。

IT技術者が実際に現場へ駆けつけ、サポートを行うフィールドサービスを展開しております。

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ぜひ情シス業務にお役立てください。