情シスは無能？そう言われる理由と無能と言われないための行動をご紹介

最近ではDX推進やデジタルなどが多くの企業で注目を集めており、企業における情シスの役割が注目を浴びています。

その一方「情シスは無能」という言葉が飛び交っているようです。

情シスは企業の根幹を支える基幹システムの運用・保守やIT化の中心として活躍する部署で、とても重要なポジションですので、本来は無能のはずがありません。

では、なぜ情シスが無能であるという言葉が社内で飛び交うのか…。

今回は情シスが無能と言われる理由と無能と言われないための対策を紹介します。

普段の行動を少し変えるだけでも、社内のイメージは変わります。

ぜひ参考にしてください。

アイクラフト株式会社では情シス業務のアウトソーシングをサポートしています。

お悩みがあれば以下よりお問い合わせください。

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情シスが無能だと思われる5つの理由

社内IT化が進むにつれて必要な存在になるはずの情シスが、無能だと思われているケースが多いようです。

問題解決までの時間がかかったり、ひとり情シスによる対応遅れ等の理由が考えられるでしょう。

社員の中には、情シスはITのことをなんでも知っていると思い込んでいる方も多く、認識の違いから無能と思われがちです。

今回は情シスが無能だと思われる5つの理由を紹介します。

【関連記事】ひとり情シスとは？3つの背景や問題点、おすすめの解決方法を解説

問題解決などの対応に時間がかかる

情シスが無能だと思われる理由の1つ目は問題解決などに時間がかかることです。

情シスの業務内容は多岐にわたり、IT機器等の資産管理をしながら社員からの問合せに対応するため、時間がかかるケースもあります。

また問合せ内容によってはメーカーへの確認が必要になり、すぐに解答できない場合もあるでしょう。

社員からの問合せがあった際に時間がかかるようであれば、いつまでに対応できるかを事前に伝えると無能などとは言われなくなるでしょう。

情シスが業務に追われている場合「いつまでに対応できる」という事すら伝達が難しいケースがあるので、社員自ら情報収集できる体制づくりや、情シスに対する理解を深めて頂くことが大切です。

情シスについては「情シスSlack」のように気軽に相談できたり解決策を見つけるためのグループチャットもありますので、困った際に確認できるようにしておきましょう。

情シスSlackの詳細については以下の関連記事をご確認ください。

【関連記事】情シスSlackとは？参加方法や評判、おすすめの外注サービスも紹介

情シスの業務内容が不明確である

情シスの仕事内容が不明確であることも無能と思われる原因です。

情シス業務の1つであるシステムの運用や保守、メンテナンスなどは重要ですが目に見えにくい仕事の1つです。

そのため社員の中には仕事のイメージが付かず、何をやっているかわからないと感じるかたも多いようです。

社内のITリテラシーを向上させれば、情シスへの理解を深められイメージも改善されるでしょう。

ひとり情シスや兼任情シスが増えている

近年ITの人手不足により、ひとり情シスや兼任情シスの企業が増えています。

比較的規模が大きい会社では複数人体制で情シスを運用していますが、他部署と仕事を兼任したり1人で情シス業務をしているケースもあります。

例えば総務人事と情シスを兼任したりすると、採用や給与計算など総務人事の仕事が多忙な場合には情シス業務に手が回りません。

結果、無能と感じられることも多いようです。

普段から他の仕事で多忙の際は、時間がかかることを周知したり、よくある問合せを一覧にまとめたりして、社員で対応できる環境構築が必要となります。

コストセンターの認識が強い

情シスにかかるお金が「投資」ではなく「コスト」と感じられるケースも多いようです。

新しいシステムやセキュリティ対策ソフトの導入、IT技術者の育成にはお金と時間がかかりますが、営業などと違って売上に直結しません。

そのためシステム導入にかけたお金を「投資」ではなく「コスト」と考えられ、予算縮小の対象になりやすいです。

情シスの業務上、数値化して判断するのが難しい内容なのでシステム導入後の「社員の声」を積極的に集め、経営層に報告すると良いでしょう。

経営陣がITに疎いケースもある

経営陣がITに疎い場合も情シスが無能と感じられる理由の1つです。

日本の企業は海外に比べ経営陣がITに疎いケースが多く、システムやIT人材確保への投資がされていない場合もあります。

メイン事業の拡大に注力しがちな経営陣にITの重要性やシステム導入に必要なお金を確保するのも情シスの仕事です。

特にDX化やセキュリティ対策はかなり進んでいるため、積極的に導入し効率化をはかりましょう。

定期的に情シスの重要性を経営陣にアピールするのも大事になります。

情シスって忙しいの？主な業務内容とは？

先にも述べたように、情シスが無能と感じられる理由の1つには情シスの業務内容を社員が理解していないケースもあります。

情シスの業務内容を理解すれば、社員から問合せがあった際もある程度融通がきくようになるでしょう。

今回は情シスの業務内容を4つ紹介します。

ヘルプデスク業務

情シスの業務内容の1つ目は社内ヘルプデスクです。

IT機器の不具合やシステムに繋がらないなど、日常で突発的に起こる不具合に対応し解決する仕事です。

PCの不具合やオンライン会議の接続不良への対応、在宅ワークのVPN設定などリモートワークへの対応も増加しています。

対応履歴を社員間で共有し、情シス担当者が不在の際でも対処できるフローを構築すれば、ひとり情シスや兼務時にも負担は減らせるでしょう。

IT機器管理やメンテナンス

IT機器管理やメンテナンスも情シスの重要な仕事です。

IT機器は企業において重要な資産になるため、正確に管理し見直す管理体制が欠かせません。

PCやスマホ等は常に新しくなるため定期的な入れ替えの検討や台数の見直しが必要になり、効率化や情報漏洩対策にもつながります。

余分にかかる人件費と、機器のリニューアルにかかる費用のバランス感覚を経営層に事前に相談しておき、突然のトラブルに備えておきましょう。

社内インフラの整備・運用

社内のインフラ整備・運用も情シスの業務内容です。

社内インフラとは企業の基盤を意味しており、PCやスマホはもちろんネットワークやサーバなどの構築も仕事となります。

社内インフラを整えれば社員が働きやすくなり、企業の売上アップにもつながるでしょう。

特にリモートワークやクラウドの活用が増え、導入を検討している企業が多くなりセキュリティ対策面も含めて重要になっています。

また利用しているVPN機器のソフトウエアバージョンアップがあり、本来自動でアップデートされるはずが、接続障害など、なんらかの理由で手動でアップデートが必要になるケースもありますのでご注意ください。

IT経営戦略・新規システム導入

情シスの業務として普段の働きをサポート・管理する以外にも、IT経営戦略や新しいシステム導入を検討するのも仕事の1つです。

日頃から売上や顧客情報をデータベースに蓄積しておけば、蓄積したデータを活用して売上アップにつながる提案ができれば、具体的な予算も立てやすくなります。

世の中ではDX化が進み新しいシステムなどが開発され、デジタル化の流れは日々加速しています。

導入が遅れると企業間や顧客との連携が上手くいかず、不具合の原因になる可能性もあるためご注意ください。

ただ、新しいシステムを導入するにはシステムの選別や費用、社内への周知など時間や労力がかなりかかります。

先を見越したIT戦略を経営陣に伝え、社外との連携も問題なく対応できるようにするのも重要な仕事です。

情シスは社内のインフラ整備だけでなく、社外にも目を向け新しいものを取り入れる準備やアンテナを張ることも重要です。

情シスが重要な理由

情シスは業務を円滑に進めていくためにも重要な部署です。

しかし企業において情シスが重要視されないケースも多いようです。

先述した情シスが無能だと思われる理由などから、売上など目に見える数字になりにくいため評価されにくい部署になります。

逆に情シスを重要視する企業は、驚くほど効率化が進み社員1人1人のITリテラシーも高くなるため生産性があがり、成長しています。

今回は企業にとって情シスが重要な理由を解説します。

IT導入が会社成長のカギになる

会社にとって成長する要因の1つにIT活用があります。

IT機器やインターネットが普及している中、場所を問わず仕事や会議がされる様になってきました。

資料をクラウドに保存しておけば、場所を問わず確認できるため、大事な商談に資料を忘れる心配はありません。

また、手作業でしていた仕事をIT活用して自動化できれば、時間や労力の大幅な改善ができコストダウンが見込めます。

最近では電子契約書が普及し、ハンコではなく電子印鑑でペーパーレスにしている会社も増えています。

企業が成長するためにはIT導入を積極的に検討する必要があるでしょう。

対応に時間がかかり業務に影響が出る

もし企業に情シスがない場合、トラブルなどに時間がかかり影響が出るケースも考えられます。

社員の多くはITリテラシーが高くないため、不具合が起こった際の対処方法がわからないなど解決までに時間がかかります。

また会社のIT化が進まず顧客とのやり取りにも支障が出るでしょう。

そのため情シスなしでは、ITを駆使して変化する社会に柔軟に対応するのが難しく、時代に取り残される可能性もあります。

社会に柔軟に対処していくために、情シスを中心にIT活用方法が必要になるでしょう。

情シスが無能と言われないための5つの行動

最後に情シスが無能と言われないための行動を5つ紹介します。

普段から意識すれば、社内での認識も変わり無能と思われることもありません。

また、アウトソーシングを上手く活用できれば負担を大幅に削減でき、兼務している際はメイン業務に集中できます。

普段からコミュニケーションをとる

普段から社員とコミュニケーションをとれば、情シスの仕事内容を理解して貰いやすくなり無能と言われなくなります。

情シスは仕事上、他の部署と仕事で接する機会が少なくコミュニケーション不足になりがちです。

普段からコミュニケーションをとっていれば、社員からも相談がしやすくなり新しい気づきも得られるでしょう。

例えば、ランチに誘ってみたり、休憩室で話してみたりなど積極的に行動すれば次第に話しやすい関係に発展します。

一番始めやすい対策になるので、すぐにでも始めてください。

原因や対策をわかり易く伝える

情シスに社員が相談に来たら、原因や対策をできる限りわかり易く伝える様にしてください。

社員にはITリテラシーが低い方もいるため、専門用語を使わずに例え話を上手く使用して説明するようにしましょう。

そして、不具合になった原因と今後の対策を行動レベルまで伝えると社員の方も理解し、同じことを繰り返さなくなります。

普段からわかりやすくシンプルに伝えることを意識すれば、習慣として身につきます。

すぐに対応する

社員から問合せがあった際には、可能な限り早く対処してください。

問合せがある場合、社員の方は困っているケースが多く早期解決して欲しいと思っています。

そのため優先的に対処すれば、無能と思われることも少なくなります。

兼務や他の仕事で忙しい際は、問合せ内容を確認し時間を伝えてください。

そして、伝えた時間よりも早めに対処すれば感謝してもらえるでしょう。

普段から優先順位を付けて対応したり、履歴を残すことで時間も短くできます。

社内のITリテラシー向上の活動をする

社内のITリテラシーを向上させることも大事な行動の1つです。

ITリテラシーが向上すれば問合せの件数も減り他の仕事に集中できたり、問合せがあった際でも社員側である程度予測を立ててくれるため、対応時間を短縮できます。

定期的な勉強会を開催したり、社内システムで動画を展開したりすれば社内のITリテラシー向上につながります。

また勉強会等はITリテラシー向上だけでなく、情シス担当者としての知識向上やスキルアップにもなります。

社内のITリテラシー向上は会社全体のIT化促進もしやすくなるでしょう。

アウトソーシングを活用する

情シス業務の一部をアウトソーシングするのも有効な手段の1つです。

自社で情シス担当者を育てる為には時間・労力がかかり、退職や業務の属人化といったリスクもあります。

アウトソーシングすれば専門家によるコンサルティングを受けられるなど支援内容によっては、自社で運用するよりもコストを抑えられます。

また、人事異動やPC入れ替えなどで発生するキッティング業務を一部アウトソースするだけでも、情シスの負担は減るでしょう。

アイクラフト株式会社ではIT技術者が現場に訪問して、情シス業務を代行するサービスを展開しております。

サービスの詳細は以下の関連ページからご確認ください。

 

まとめ

今回は情シスが無能と言われる理由と言われないための行動に関して紹介しました。

社員だけでなく経営陣もITの重要性を理解し、情シスへの投資をすれば会社の成長へとつながります。

普段から情シスに関する内容を情報発信すれば社内ITリテラシー向上だけでなく、情シス担当者の知識向上にもなります。

また「ITの人材が不足している」「1人情シスのリスクを軽減したい」などのお悩みがございましたらアイクラフト株式会社へご連絡ください。

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ぜひ情シス業務にお役立てください。