情シスあるある10選をご紹介！情シス部門の課題や悩みについて解説

従業員をITの側面から支える情報システム部門では、企業におけるITの重要性が高まるなか、情シスが担う業務は増える一方です。

膨大な情シス業務のなかで、担当者が共感できる”情シスあるある”をまとめていきます。

「情シスあるあるとは？」
「情シス部門の課題や悩みは？」
「情シス部門が手一杯になったらどうする？」

情シスに関して上記のような疑問を解消していきます。

本記事では、『情シスあるある10選』を紹介しつつ、業務の改善案としてアウトソーシングについても触れていきますのでぜひ最後までお付き合いください。

 

 

社内で起こりがち！情シスあるある10選

社内で起こりがちな情シスあるある10選を以下の通りご紹介していきます。

• パスワードを忘れた！という問い合わせ
• 印刷ができない等、プリンタ関係の問い合わせ
• 送受信のエラー！メールに関する問い合わせ
• 何も触ってないのに故障した！という問い合わせ
• 社内ネットワーク・VPNにつながらない
• IT関係のことは何でも解決してくれると思われている
• システム老朽化に伴う更新で予算が多く取れない
• 社内サーバの設定や見直しの際の社内周知
• システム障害の対応
• SSL証明書の発行や代行への対応

それではさっそくチェックしていきましょう！

パスワードを忘れた！という問い合わせ

パスワードの問い合わせは、サポート業務の中でも特に多く発生します。

システムやツールを使用する際に、ユーザー名、パスワードを紛失しログインできないケースがよくあります。

ログインができないとなると、情シス担当者へ問い合わせるしかありません。

情シスが管理している情報であれば対応可能ですが、社員が独自でインストールしたツールやアプリのログイン情報までは把握していません。

ですが、情シス部門として対応しなければならないことがほとんど。

パスワードを忘れた際の再設定方法などを一緒に調べるなど、何らかの解決策を提示する必要があります。

対策として、パスワードマネージャーを導入し、IDとパスワードが分からなくなる状況を防いだり、各社員にブラウザに保存してもらうなどして対応していきましょう。

引用：Googleパスワードマネージャー

そうすることで、問い合わせの頻度を減らせます。

印刷ができない等、プリンタ関係の問い合わせ

パソコンやネットワーク側のエラーなどが原因で、でプリンタが使えなくなった場合は、情シスに問い合わせが入ります。

印刷の不良の原因は、通信トラブルや機器の故障など様々です。

プリンタ自体が故障している場合は、メーカーの対応になるため情シスでは修理できません。

万が一情シスが無理に修理して状況が悪化した場合、保証の対象外になる可能性がありますので、メーカーに修理を依頼しましょう。

なお、情シスが状況を把握しやすいように、印刷できなくなった経緯をできるだけ細かく伝えると、解決までの時短につながります。

送受信のエラー！メールに関する問い合わせ

情シス担当者にはメールの送受信のエラー対応も多く問い合わせがあります。

メールの送受信のエラーの原因で一番多いのは、添付ファイルが大きすぎるケースです。

まずは送信する前に、添付ファイルの容量が大きすぎていないかを見直し、適宜圧縮したり大容量ファイル送信サービスを使ったりします。

情シスは、ファイルの圧縮方法や大容量ファイル送信サービスの使い方をマニュアルとして社員に提示しておくといいでしょう。

反対に添付ファイルがあるメールを受信できない場合は、迷惑メールフォルダや受信容量を確認して原因を探ります。

また、取引先のメールアドレスを手入力する場合は、入力ミスがないかチェックが必要です。

社員は情シスに問い合わせる前に、考えられる原因と対策を自身で行う癖をつけてもらえると情シスの負担は軽減されますね。

情シスに問い合わせるまでもないことが原因である可能性も高いからです。

アイクラフト株式会社では大容量のファイル共有サービスLibreBoxを提供しています。

ぜひ詳細をご確認ください。

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何も触ってないのに故障した！という問い合わせ

何も触っていないのに故障することはありませんが、この問い合わせは非常に多いです。

問い合わせてきた本人から故障時の状況説明がないと、情シスも対応しようがないケースもあります。

PCが得意ではない社員に起こりがちなのが、「実は何らかの操作をしているのに気づいていない」ということです。

すべての社員がITに詳しいわけではないため、どのような背景で問題が起きたのかを紐解いていくのに時間がかかる場合があります。

どのような操作をしていたのかなどをヒアリングするのが大変なところが、この問い合わせの悩ましいところです。

各機器の故障の事例などをまとめておき、直接相談の前に事象の対策方法を確認できる仕組みが構築できると双方の手間を減らすことができます。

社内ネットワーク・VPNにつながらない

テレワークを導入している企業に増えてきたのが、「社内ネットワーク・VPNにつながらない」という問い合わせです。

情シスが社員のPCの状況をすぐに確認できず、つながらない原因がわからないことも出てきます。

会社が貸与しているPCであれば、情シスの管理下にあるため対応しやすいのですが、社員の個人PCの場合は状況をしっかりヒアリングしなければなりません。

なお、VPNの接続を安全に行わないと、第三者から通信を読み取られる可能性があるため
慎重な対応が求められます。

場合によっては、一旦ネットワークへのアクセスを諦めてもらうケースもあります。

ネットワークに接続できない原因は多々あるため、原因追及から解決まではしばらく時間がかかることを社員に共有することが大切です。

IT関係のことは何でも解決してくれると思われている

一番共感される情シスあるあるですが、情シスはIT関係のことを何でも解決してくれると思われがちです。

企業の規模が小さいほど「何でも屋」になる傾向が強いのは、情シスが1人もしくは少人数体制で業務を行っているからという理由もあるでしょう。

当然ながら情シスだからといって、IT関係のことをすべて把握しているわけではありません。

問い合わせが来た時に、インターネットなどで調べて対応することもあるのです。

本来の業務以外の、社員の私物のPCやスマホの故障対応や問い合わせは、情シスの負担を大きくします。

業務とは関係ない問い合わせは控えてもらうよう徹底したいものです。

対策として、社内でIT教育を実施し、社員一人ひとりの知識を底上げすることも必要になってくるでしょう。

システム老朽化に伴う更新で予算が多く取れない

システム老朽化に伴う更新を進めるには、予算の確保が必要です。

ですが、経営陣がITに関心がなかったり重要視していなかったりする企業では、システムに関する予算を組んでくれない可能性があります。

とくにセキュリティに関しては、常に最新のシステムを導入しなければなりません。

また、社内システムも古いままでは生産性が上がらないことも。

情シスは予算を確保してもらうために、経営陣にシステムの必要性をプレゼンする役割もあるのです。

ですが、システムに多くの予算を確保できない企業が多いのが現状です。

社内サーバの設定や見直しの際の社内周知

社内サーバの設定や見直しの際、一斉に社内に周知する必要があります。

社員一人ひとりのITリテラシーの度合いが違うため、全員に理解してもらうのがむずかしいケースも。

とくにオンプレミスからクラウドへ移行する際などは、「クラウドとは」という部分から説明しなければなりません。

よくある問い合わせや操作方法に関しては、マニュアル・FAQを作成して社員に共有します。

そうすることで、まずは社員自身が調べるルールを定着させ、情シスの負担軽減へとつなげます。

システム障害の対応

ソフトウェアやOSのアップデートの際に、システム障害が発生しやすくなります。

その都度対応していくわけですが、社内で一斉に、または部門単位で障害が発生するため対応に追われます。

とくに一人情シスの場合は、完全なキャパオーバーになる可能性もあるのです。

システム障害の原因を調査し、すべてのPCが復旧するまでに多くの時間を要することもあります。

その間、業務がストップしてしまうため生産性が落ちることも大きな問題です。

場合によっては徹夜や休日返上などで対応することもあり、情シスが疲弊する原因にもなっています。

情シスの負担軽減のためにアウトソーシングを活用するなどして対策を講じましょう。

アイクラフト株式会社では、IT技術者が実際に現場へ駆けつけ、サポートを行うフィールドサービスを展開しております。

お困りごとがあればぜひご相談ください。

 

 

SSL証明書の発行や代行への対応

Webサイトの運営で重要なSSL証明書の発行や代行も、情シスが対応することがあります。

厳密には情シス自体が行う業務ではなく、SSLを発行する業者に依頼します。

SSL証明書は、新規Webサイトはもちろん、有効期限切れにならないよう更新作業も必要です。

証明書発行には審査があり、手続き内容に不備があると申し込みが滞ってしまうため、情シスは状況を把握することが重要になります。

確実にSSL証明書が発行されることで、企業のWebサイトの安全性が担保されるため、確実な対応が求められます。

SSL証明書の発行などの重要な対応はITの技術者へ任せましょう。

情シスに起こりうる業務のお悩みあるある

従業員への対応以外にも、情シスに起こりうる業務のお悩みは存在します。

• 問い合わせ対応で1日つぶれる
• 情シスが「コスト」だと思われがち
• 情シス業務が膨大なのに人手が足りていない…

ここからは、上記3つについて深掘りしていきます。

問い合わせ対応で1日つぶれる

情シスの業務内容に「サポートデスク」はあるものの、社員からの問い合わせ対応で1日つぶれることがあります。

社内のIT業務に関わる問い合わせならまだしも、幅広く対応せざるを得ないため、情シスのコア業務に集中できなくなってしまうのです。

情シスが負担が大きくなってしまっている原因は以下の「ひとり情シス」の関連記事を参考にしてください。

 

【関連記事】ひとり情シスとは？3つの背景や問題点、おすすめの解決方法を解説

 

情シスの負担を少しでも減らすために、社員教育やマニュアル整備をして対策する必要があります。

ただでさえ情シスは、「ITに関することなら何でも解決してくれる」と思われがちです。

社員からの問い合わせに際限なく対応していると業務過多になり、長時間残業になったり、休みが取れなくなったりするケースも多くみられます。

したがって、情シスの「ヘルプデスク」状態を解消する必要があります。

たとえば、社内の問い合わせやインシデントの部分だけを専門家にアウトソーシングしてみるのも1つの策です。

情シスの5つの課題と業務を効率的にするための解決策を以下の関連記事に記載しています。

ぜひ参考にしてください。

 

【関連記事】情シス業務を効率化するためには？5つの課題と解決策、おすすめのサービスを紹介

情シスが「コスト」だと思われがち

企業にとってITは欠かせないものですが、情シスは依然として「コスト」だと思われがちです。

情シスに予算や人員が優先的に回ってくることはほとんどありません。

さらに、情シスの社員は他部署との兼任も多く、コストカットの際は1番に対象部門として挙げられることもあります。

これは経営陣がITに詳しくなく、システム開発などの重要性を理解していないことが原因でもあります。

なのでまずは経営陣に、社内における情シスの役割や位置づけを再確認してもらうことが必要です。

今後もITが発達し続けることを考えると、情シスは「コスト」ではなく中核部門として扱ってもいいのです。

情シス業務が膨大なのに人手が足りていない…

情シス業務が膨大なのに、人手が足りていないことも悩みの1つです。

この原因は、前述した「情シスがコストだと思われがち」だというところにつながるでしょう。

企業によっては情シスは他部門と兼務のほか、一人で社内のシステム全般を担当していることも珍しくありません。

とくに中小企業では、コストを他部門に回されがちなことから、情シスに予算を取ってくれないのです。

結果として、膨大な業務を一人または少人数で抱えることになり、根本的な解決に至らないところが悩みになっています。

そういった場合はアウトソーシングを活用して情シス担当者の負担を減らす施策も重要です。

アイクラフト株式会社ではIT技術者が直接現地で伺い、対応するサービスを展開しています。

 

 

”情シスあるある”が手に負えない時の対処法

「情シスあるある」に対応していくにも限界があり、時にはキャパオーバーになることも考えられます。

では、手に負えなくなった時にどのような対処法があるのでしょうか。

• 社内の情シス担当を増員する
• 情シス業務を外注(アウトソーシング)する

上記について、詳しく解説していくのでぜひ参考にしてください。

社内の情シス担当を増員する

システム関係の業務が手に負えない時は、社内の情シス担当を増員するのが一番早いでしょう。

ただし、人件費の確保も必要ですし、思っているような人材が集まらないケースが多いです。

募集に関しては日々の膨大な業務に対して、明らかに人員が足りないことを経営陣にアピールすることで、理解してもらえるかもしれません。

適した人材の確保には、時間をかけて臨むつもりで準備しましょう。

採用の動きをとる場合でも、即戦力の人材はなかなか集まりませんし、育成するにしても時間がかかります。

長期戦にはなりますが、増員するための行動は継続し、徐々に負担が軽減するように仕掛けることでモチベーションの低下や退職を防ぐことに繋げていきましょう。

情シス業務を外注(アウトソーシング)する

情シス業務を外注（アウトソーシング）するのも1つのアイデアです。

とくに、定型的なIT業務をアウトソーシングすることで、情シス担当者は社内の利益を生み出す業務に集中できます。

また、新しく情シスに人員を導入するより、外注したほうがコストも抑えられるのです。

なお、ソフトウェアやOSのアップデート時の障害への対応など、負荷が読めない業務を外注することで情シスの負担を大幅に減らせます。

アイクラフト株式会社でも、企業の情シス業務を請け負うサービスを提供しています。

情シス業務に負担を感じていたり、あるいは人手不足だったりする企業の方はぜひご相談ください。

 

まとめ

今回は、『情シスあるある10選』というテーマで、社内でよくある質問を中心にご紹介してきました。

情シスはメインの仕事であるシステムの開発や運用に加え、社内の問い合わせ対応にも追われています。

むしろ問い合わせ対応で1日が終わることもしばしば。

基本的に情シスは、業務量に対して人員不足になっていることが多いです。

にもかかわらず、社内では「コスト」扱いされ、企業にとって重要なシステム開発の予算が取れないことも。

近年では、情シス担当を増やさずにアウトソーシングする企業も増えてきました。

情シス業務を外注すると、人を雇うよりも予算を抑えてサービスを利用できるため、ぜひ検討してみてください。