テレワークの導入に必要なものは？環境、システム、ツールについて解説

働き方改革や感染症対策の流れの中で、テレワークの導入が注目され、多くの企業が取り入れる動きを見せました。

しかし、令和4年度のデータによれば、44.7％の企業はまだテレワークを導入していないことが明らかとなりました。（総務省「通信利用動向調査報告書」）

テレワークは、従業員の通勤ストレスの軽減やモチベーションの向上、さらにはワークライフバランスの実現に貢献するとされています。

一方で、業務の効率性、勤怠管理、社員のストレス増加といった課題も指摘されています。

本記事では、テレワークをより効果的に導入・運用するための環境整備について、具体的なツールを紹介します。

テレワークの導入や業務効率化を目指す際の参考にしてください。

テレワークの生産性については以下の関連記事をご覧ください。

【関連記事】テレワーク導入で生産性を落とさないためにできることは？

企業のテレワーク環境を整えるために必要なもの

テレワークの導入にあたって、環境を整えるために必要なものを紹介します。

テレワーク時の業務効率を維持するためには、適切な環境の構築が欠かせません。

本章では、オフィスのネットワークへのアクセスや、チームとのスムーズなコミュニケーションをサポートするツールやシステムを紹介します。

従業員の自宅のインターネット環境

テレワークをスムーズに進めるためには、安定したインターネット環境が必要です。

資料の共有から勤怠管理、社内や取引先との円滑なコミュニケーションまで、多岐にわたる業務がオンライン上で行われます。

おそらく多くの従業員が自宅にインターネット回線を引いている状態だと思いますが、その通信速度や安定性がテレワークに支障のない状態かは定期的に確認が必要です。

テレワークを効果的に実施するため、各従業員のインターネット環境をチェックし、必要に応じてサポートできる体制を作れると良いでしょう。

具体的にはSpeedcheckなどを活用し、通信速度が30Mbps前後出ていると安心です。

特に、適切なインターネット環境がない場合、モバイルルータの提供などの選択肢を検討することが必要になります。

リモートアクセスツールの活用

社内での業務に必要なファイルは、通常オフィスのPCからアクセスします。

しかし、テレワークの場合、これらのファイルにスムーズにアクセスする必要があります。

そのための解決策がリモートアクセスツールの活用です。

リモートアクセスツールを使用することで、自宅や外出先からも、オフィスにいるかのように業務を進めることができます。

おすすめのツールとしては、Windowsに標準搭載されている「リモートデスクトップ（RDP）」やダウンロード数25億を超えている「Team Viewer」などがおすすめです。

リモートデスクトップ（RDP）の詳細はこちら
Team Viewerの公式ページはこちら

労務管理のためのシステム

テレワークの導入により、従業員の働いている様子を直接確認することが難しくなります。

この状況で、勤怠の管理や勤務時間の適正を保つためには、労務管理システムの活用が不可欠です。

特に、家での作業時には勤務時間の意識が希薄になりがちです。

そういった状況を防ぐため、積極的な労務管理システムの導入が求められます。

アイクラフトでは、Slackを活用した労務管理システムを自社開発しています。

詳細は以下の関連記事で紹介していますのでぜひご覧ください。

【関連記事】Slackのワークフロービルダーで勤怠報告を簡単に！

コミュニケーションツール

テレワークの中で、社内間のコミュニケーションは大きな課題となります。

コミュニケーションが取れない状態では、上司が部下の状態や業務の進捗を正確に把握することが難しくなり、部下も上司や同僚との相談が難しくなります。

これが続くと、チーム全体の生産性や業務の質が低下する恐れがあります。

そのため、テレワークを導入する際は、Web会議ツールやチャットツールの導入がどうしても必要になります。

コミュニケーションツールがあれば、定期的な情報共有や相談の場を持つことができますので、積極的に取り入れていきましょう。

代表的なチャットとビデオ会議が両方使用できるツールは、「Slack」「Teams」「Chatwork」で、ビデオ会議に特化しており、使いやすく評判なもので「zoom」があります。

また、「Google Chat」と「Googlemeet」を組み合わせて使用しているケースもありますので、もしどのツールを導入するのがよいか迷う場合は、ぜひ一度ご相談ください。

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テレワーク導入にあたってのルール設定

テレワーク導入にあたって、従業員が安心して働けるように、また情報の漏れや伝達でミスが起こらないようにするためにルールを設ける必要があります。

本章では、テレワークを行う際に特に考慮すべきルールをご紹介します。

明確な就業時間の設定

自宅勤務の場合、オフィスとは違って、どうしても勤務時間が曖昧になることが想定されます。

柔軟な時間での作業は効率的に思えるかもしれませんが、チームでの連携を考えると問題が生じることも少なくありません。

例えば、「連絡を取りたい時に相手が応答しない」、「必要な書類が期待した時間に届かない」など、業務の進行に支障をきたすことがあります。

また、自宅での勤務では、だらけてしまってなかなか仕事が進まず、長時間作業を続けてしまうことも考えられます。

これが原因で終わらなかった業務を、休日勤務や夜間勤務で解消しようとしてしまい、結果として健康を害するリスクも想定しなければなりません。

そこで、在宅勤務でも就業時間をしっかりと設定し、それに従って作業を行うことが求められます。

また、家庭の事情での勤務の中断など、特別な状況についても事前に報告するルールを設けることで、チーム全体の作業効率を高めることができます。

タスクの進捗を定期的に共有する

チームで業務を効果的に進めるためには、タスクの進行状況を常に皆が知っておくことが重要です。

タスクの進行状況が明確であれば、作業の配分や後のサポートが行いやすくなりますし、もし業務に遅れが出た場合も、問題の原因を早急に特定し、迅速に対応することが可能となります。

従業員が定期的にタスクの進行状況をチャット、メール、または特定のツールを使用して共有することを、ルールとして設定することをおすすめします。

タスク管理でおすすめのツールでは、「Trello」「Asana」などがあります。

Trello公式ページはこちら
Asana公式ページはこちら

効率的に情報共有する方法を考えておく

テレワーク中では、情報の共有が難しく、業務のノウハウが一部の人に偏ることがあります。

これが原因で、担当者が急に休むと業務が停滞したり、同じ作業が重複してしまったりと不具合が生じます。

少し手間かもしれませんが、テレワークでは当たり前の事から重要な事までなるべく細かく情報共有する必要があります。

チャットツールやWeb会議を活用して、コミュニケーションの場を増やすことも大切です。

• 始業時に必ずビデオミーティングで1日のタスク、スケジュールを話し合う
• ランチタイムにビデオミーティングでカジュアルなコミュニケーションの場を設ける
• 週に何日かはオフィス訪問の日を設ける
• 週の終わりにその週の成果や次週の目標、タスクを話す場を設ける

アイデア次第で情報共有はスムーズになりますので、いくつか組み合わせて活用してください。

テレワーク導入にあたって従業員に必要なもの

従業員が、自宅でのテレワークを快適に進めるための必要なものを紹介します。

場合によっては会社からの支給も必要になりますので、どこまで従業員に任せるのか、会社が用意するべきなのかもあわせてご覧ください。

基本的には環境は従業員の自由ですが、最低限、業務に支障の出ないよう整えてもらう必要はあります。

業務用のパソコン

テレワークでは、高性能でセキュリティ対策が施されたパソコンが求められます。

個人所有のパソコンを使用することも案として考えられますが、従業員がプライベートのパソコンと仕事用のパソコンが混合することをネガティブに感じるケースも少なくありません。

最適な選択として、会社から仕事専用のノートパソコンを支給することをおすすめします。

これにより、トラブル発生時にも迅速な対応が可能となります。

アイクラフトのiSTAFFというサービスでは、ITの専門家が企業ごとにおすすめのパソコンを選定し、そのまま購入することが可能です。

パソコンでのお悩みごとがあればお気軽にご相談ください。

iSTAFFサービス詳細はこちら

業務に適したインターネット環境

テレワークには安定したインターネット回線が必要です。

Web会議やデータのやり取り、その他のオンラインツールの利用には、遅延のない適切なネットワーク環境が求められます。

以下、固定回線とモバイルWi-Fiルータについてのメリットとデメリットを紹介します。

• 固定回線：開通には工事が必要ですが、高速で安定したインターネット回線が利用できます。データ制限の心配もなく安心ですが、移動中の利用はできません。
• モバイルWi-Fiルータ：導入後すぐに利用でき、場所を選ばず使用できます。ほとんどの場合、月額料金は固定回線より安価ですが、通信制限があったり、速度が固定回線には及ばないなど不安な点があります。一部のパソコンにはこの機能が内蔵されています。

アイクラフトでは、インターネット回線についてもご相談を承っております。

ご相談があればぜひお問い合わせください。

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ビデオミーティングに適したマイク、イヤホン、スピーカ、カメラ

ビデオミーティングの際、音質や映像のクリアさは非常に重要です。

パソコンの内蔵マイクやカメラでは不十分な場合が多いため、高品質なマイク、イヤホン、スピーカ、カメラの使用がおすすめです。

特に外部の方とのビデオミーティングでは、クリアな音質と映像でのコミュニケーションを行い、ビジネスに支障が出ないよう配慮することが大切です。

出来る範囲で、適切なビデオミーティング環境を整えておきましょう。

作業用のデスクとオフィスチェア

テレワークの際、快適な作業環境は体調維持にも生産性にも影響します。

長時間の作業には、適切なデスクとオフィスチェアの使用がおすすめです。

特にオフィスチェアは、体の負担を軽減し、作業効率を向上させるための設計が施されています。

腰痛や肩こりなどの影響を最低限におさえるためにも出来る範囲で整えておきましょう。

アイクラフトのテレワーク導入事例

アイクラフトでは、多くの企業に対し、テレワークの導入支援を行ってきました。

• 某教育系組織：Google workplaceの導入支援を実施。
• 某製造加工業：Microsoft 365の導入支援を実施。
• 某士業事務所：テレワーク補助金を活用し物品購入を行いテレワークの設定支援を行った。
• 某公益財団法人：在宅勤務支援システムを活用して、テレワークの導入支援を行った。

ご依頼を受けた際は、企業の状況にあわせて様々な提案を行っています。

以下の参考記事では、テレワークの導入事例に加え、テレワークを導入するメリットやデメリットについても詳しく解説していますのでぜひご覧ください。

【関連記事】テレワークのメリットとデメリットを企業目線、従業員目線で解説！導入事例も紹介！

テレワークに関してお困り事があれば、お気軽にお問い合わせください。

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まとめ：テレワーク導入には環境と規則の整備が必要

テレワークを導入するにあたって、整えるべき環境や、準備するアイテムについて解説を行いました。

テレワークは、生産性向上、従業員の働きやすさや精神的身体的にもメリットがあると注目されていますが、業務の効率性、勤怠管理、導入にあたって発生する費用などの課題も指摘されています。

企業ごとの具体的な課題を把握するためには、実際に導入してみるのが一番の近道です。

本記事で紹介したテレワーク環境を整えるためのアイデアを活用することで、リスクを最小限に抑えることができます。

また、アイクラフトでは、テレワークの導入支援やシステムやツールの導入についてもサポートしています。

ぜひお気軽にご相談ください。

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