情シス業務の委託先の選び方！アウトソーシングするメリットとデメリットは？

情シス業務の負荷が増大していたり、情シス業務の担当者が少ないことに悩んでいませんか？

ITスタッフが1人しかいないひとり情シスの企業や、人材不足が常態化している組織にとって、情シス業務を委託することは、理想的な解決策となります。

しかし、実際に業務を外部に委託する際には、多くの疑問や不安が付きまといます。

本記事では、情シス業務を委託するべき理由やメリットとデメリット、さらには委託する際に確認しておきたい対応範囲や選び方について詳しく解説します。

情シス業務の委託を決断する前に知っておくべき情報を網羅的に確認することで、間違いのない選択をすることができます。

ぜひ参考にして頂き、あなたの仕事に活かしてください。

アイクラフト株式会社では、情シス業務のアウトソーシングサービスを展開しています。

無料でご相談可能ですので、もし気になることがあれば以下の「お問い合わせ」よりご連絡ください。

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情シス業務を委託（アウトソーシング）すべき4つの理由

情シス業務の委託を検討する理由は企業によって様々ですが、代表的な理由を4つ紹介します。

ひとり情シスの負担を軽減することができる

情シスの業務は広い範囲の業務を担当していますが、その大部分が売上に直接関係しないため、コスト削減の一環として、人員が削られやすい傾向にあります。

これが、ひとり情シスや他部署兼任の情シスを生む原因となっています。

このような状態だと業務が過重になり、労働過多から起こる健康問題、退職による人材不足を引き起こす可能性があります。

解決策として情シス業務を委託することで、情シス担当者の負担を軽減し、DXの推進に専念させたり、上記のようなリスクを回避することに繋がります。

結果的に、社内全体の業務効率が改善することもあります。

ITの人材を補うことができる

効率的な業務運営には、必ず情シス部門が必要となります。

しかし、ITの人材の確保は年々困難になっています。

その背景には、IT人材には高い需要があり、その証拠に多くの企業が高給で求人広告を出しています。

しかし、高額な給与を出して人材を確保することが難しい企業も多いのが現実です。

そんなITの人材不足を補うために情シス業務の委託を検討する企業が増えています。

委託することで、人材採用の手間と、コストの削減を同時に解消し、情シス部門の強化をすることができます。

人件費を削減することができる

情シス業務を委託することで、人件費の削減をすることができます。

先ほど、人材採用の手間、コストの削減について触れましたが、情シス担当を配置するためにかかる費用は給与だけではなく、研修費用も発生します。

新人の研修期間は、現担当者の業務負担も増え、その結果残業が増えたり追加のコストが発生します。

また、日々の業務に追われていると研修が進まないだけでなく、新人の早期退職や、現担当者の疲弊、健康被害にも繋がります。

委託を行うことで上記のリスクを減らしつつ、コストの削減をすることが可能です。

IT業務のブラックボックス化を防ぐことができる

とある企業で、情シス業務を1人の従業員が対応しており、担当者しか業務内容を把握していない状態に陥っていました。

上記のようなケースは多くの企業で起こっており、その場合、担当者に依頼した業務もなかなか進まず、その従業員が退職した場合、全ての情シス業務がストップしてしまうリスクも背負っています。

そのような最悪の事態を回避するために、情シス業務を委託しておくとリスクヘッジになります。

アイクラフトでは、上記のような1人情シスに陥っている企業の情シス業務をマニュアル化し、情シス業務の透明化を高め、安全に運用できるよう対応しました。

以下の参考記事にて、情シス業務のマニュアル化について解説しています。

ぜひ参考にしてください。

【関連記事】情シス必須のスキル！マニュアル作成の方法とおすすめツール3選

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情シス業務を委託（アウトソーシング）するメリット3選

情シス業務を委託した際に得られるメリットを3つ紹介します。

コスト削減が可能

情シス業務を委託することで、IT人材やその採用にかかるコストが削減できるメリットがあります。

情シスの担当者に限らずですが、新卒で人材を採用しようとすると、1人あたり93.6万円、中途で人材を採用しようとすると103.3万円発生するそうです。（参考：リクルートエージェント「新卒・中途の一人当たりの金額と削減方法を紹介」）

また、IT人材、情シス担当者となると、年間で発生する給料は506万円という調査があります。

引用：求人ボックス

情シス業務を委託、アウトソーシングすることで、上記のコストを大きく削減することが可能です。

社員の負担が減る

社員の業務負担が減ることも情シス業務を委託するメリットです。

業務範囲の広い情シス担当者は、業務過多になりやすく、残業が多くなる傾向にあり、モチベーションの低下や退職への懸念が付きまといます。

情シスの業務委託を行うことで、こうした負担を軽減し、情シス担当者が重要な業務に専念したり、社内全体の業務効率化を実現することができます。

業務の属人化防止

情シス担当者が少ない、もしくは1人の従業員に任せてしまっている場合のリスクとして業務の属人化があります。

ひとり情シスの場合、担当者が会社を休んだり、退職してしまった場合、多くの業務において問題が発生しやすいため、早急に解消する必要があります。

情シス業務を委託しておくことで、情シス業務の属人化を防ぎ、退職してしまった場合のリスクヘッジにもなります。

情シス業務を委託（アウトソーシング）した際に発生するデメリット

続いて、情シス業務を委託する際に発生するデメリットを紹介します。

委託先に依存してしまう可能性がある

情シス業務を外部に委託する場合、不明点や問題が発生した際に代行業者へ連絡し対応を依頼する形となります。

そうなると、従業員では対応できないことが増えてしまい、社内にノウハウが溜まりにくい状態となってしまいます。

つまり委託先に依存する形となりますので、長期で委託先と付き合う必要があります。

信頼できる委託先を選ぶことと、ノウハウが社内に蓄積しにくいことを念頭においておき、最悪のリスクも想定しておく必要があります。

委託先が事業撤退してしまったり、廃業してしまうリスクも考えておく必要があります。

しかし、委託先の対応方法を参考に社内でマニュアルを作成しつつ、従業員でも対応できるよう長期目線で育成を行うことで解消できるので、大きな問題にはならないでしょう。

選ぶサービスを間違えると効果が薄い場合がある

情シスのアウトソーシングサービスは提供している企業によって対応範囲が様々です。

サービスを導入したにも関わらず、思ったように効果を得られないケースもあります。

対策としては、自社が抱えている課題を明確にしておくことと、委託先のサービス対応範囲をしっかり確認しておくことです。

確認を怠らなければ大きな問題にはならないため、サービス内容については提供している企業にしっかり確認をしましょう。

情シス業務を委託（アウトソーシング）する際に確認しておきたい対応範囲

情シス業務のアウトソーリングでは、具体的に何をどこまで対応してくれるのか？

上記は業務委託を検討する前に理解しておくことが非常に大切です。

情シス業務の理解と、依頼する際の対応業務のチェックリストとしても活用できるので、それぞれの業務範囲を確認していきましょう。

パソコンの管理、設定業務

パソコンの不具合の調整や、入れ替えする際の設定などを行います。

パソコンを導入後すぐに使用できる状態にしたり、トラブルに備えてサービスを導入する企業も多くあります。

【参考記事】PCキッティングの注意点、外部委託のメリットは？

ヘルプデスク業務

ヘルプデスク業務は、サービス利用者の問い合わせ対応を行う業務です。

電話対応や、チャット対応が主になります。

【事例記事】iSTAFFでプリンタのトラブル対応を行った事例

サーバの構築や保守業務

主にサーバの構築作業や保守業務を行います。

セキュリティ対策や、バックアップなども含みます。

【事例記事】iSTAFFでメールトラブルに対応した事例

ネットワークの保守業務

ネットワークを構築している機器のトラブルサポートや、定期的なメンテナンスを行います。

インターネット回線構築なども行います。

【事例記事】iSTAFFでネットワーク運用を行った事例

訪問でのサポート

情シス業務の委託では、定期訪問、常駐、緊急時訪問、リモート対応など種類があります。

委託した業者によっては、対応範囲が広くても、実際にはリモートが中心で、ほとんど自分たちで対応しなくてはならないケースもあります。

アイクラフトでは、実際に専門家が訪問し、トラブル対応や設定を行っています。

情シス業務のアウトソーシングを検討中であればぜひ一度お問い合わせください。

【関連記事】ITのアウトソーシングって？3つの魅力や導入手順・具体例を解説

情シスの業務委託（アウトソーシング）先を選ぶ際の3つのチェックポイント

情シスの業務委託を選ぶ際の3つのチェックポイントを確認していきましょう。

どこまで対応してくれるのか？

先ほど紹介した、情シス業務の中でも、全て対応可能な業者もいれば、いくつかは未対応な業者もあります。

企業によって、どこまでの業務を委託したいかは様々だと思いますが、契約前に、必ず詳細を確認するようにしましょう。

アイクラフトでは、PCやサーバのようなハード面だけでなく、アプリケーションソフトの運用まで対応することが可能です。

企業によって対応できる幅は様々なので念入りに確認することをおすすめします。

特に訪問対応は重要なポイントとなります。

発生する料金は？

情シスの業務委託では、業者によって料金が大きく異なります。

あらかじめ、いくつかの業者と料金の比較を行い、また緊急時の対応で追加料金が発生しないかなどもあわせて確認しておきましょう。

また、対応範囲によっても料金は変動するので、自社で本当に必要な委託業務が何なのか、はっきりさせておくことも重要です。

どのような実績があるか？

情シスの代行サービスを行っている企業の実績は、業者選定の際に重要な判断材料となります。

ホームページに事例が紹介されていれば、どのようなサービスを行っているのか、どのような企業が実際にサービスを利用しているのかが分かります。

サービスの継続率なども含めて信頼できる業者を選ぶ際に確認するようにしておきましょう。

まとめ：情シス業務の委託先の選び方！アウトソーシングするメリットとデメリットは？

情シスの業務を委託する際に確認しておくべき、業務範囲や、選定基準を紹介してきました。

人材不足や、従業員の急な退職に悩んでいる場合や、そのリスクヘッジとして情シス業務をアウトソースすることは非常に有効な選択肢となります。

実際に契約しない場合でも、近隣にそういったサービスを提供している企業がある、ということを把握しておくだけでも、いざという時の選択肢になるため調査しておくことをおすすめします。

アイクラフトが提供している「iSTAFF」は、兵庫、大阪、東京で展開している、情シス業務のアウトソーシングサービスです。

実際に現場に専門家が伺い、定期点検やトラブル対応などを行います。

もし情シス業務の委託を検討中であれば、ぜひ一度ご相談ください。